Jedes Team steht im täglichen Betrieb vor Herausforderungen, die sich auf seine betriebliche Effizienz auswirken und verhindern, dass es seine wöchentlichen, monatlichen und vierteljährlichen KPIs erreicht. Es kann sich dabei um Missverständnisse, sich wiederholende Aufgaben auf der To-Do-Liste, die manuelle Eingaben erfordern, oder um ein unzusammenhängendes Team handeln.
Glücklicherweise kann Ihnen ein gutes Workflow-Management-Tool dabei helfen, alle Ihre Geschäftsaufgaben zu rationalisieren, die Teamkonnektivität zu verbessern und Betriebsfehler zu reduzieren.
Allerdings ist die Auswahl der richtigen Workflow-Management-Software, die Ihren Geschäftsanforderungen entspricht, leichter gesagt als getan. Ein Fehler im Auswahlprozess könnte Ihr Budget, Ihre Ressourcen oder Ihre Zeit kosten.
In diesem Leitfaden erfahren Sie alles, was Sie über die Auswahl der richtigen Workflow-Management-Software für Ihr Unternehmen wissen müssen. Am Ende verfügen Sie über das nötige Wissen, um eine fundierte Entscheidung zu treffenoptimiert die Produktivität Ihres Teamsund treibt den Erfolg voran.
Inhaltsverzeichnis
- Cloud-Speicher für Unternehmen
- Benutzerfreundlichkeit
- Skalierbarkeit
- Sicherheit und Compliance
- Kosten und Preise
Beurteilung Ihrer Geschäftsanforderungen
Wenn Sie wollen Wenn Sie ein Unternehmen gründen, kann die richtige Workflow-Management-Software vom ersten Tag an bahnbrechend sein. Es kann dabei helfen, Aufgaben zu organisieren, die Kommunikation zu optimieren und eine solide Grundlage für effiziente Abläufe zu schaffen.
Berücksichtigen Sie bei der Beurteilung Ihrer Geschäftsanforderungen Folgendes:
Geschäftsprozess
Unternehmen verfügen über unterschiedliche Prozesse, die sie optimieren müssen, um betriebliche Effizienz zu erreichen.
Untersuchungen zufolge haben 55,2 % der Unternehmen Workflow-Management-Software gekauft, um ihre Workflow-Probleme zu lösen. Hier sind einige der wichtigsten Geschäftsprozesse, die sie optimieren wollten:
Um den Wert einer Workflow-Management-Software zu maximieren, müssen Sie eine Lösung auswählen, die genau auf die Prozesse Ihres Unternehmens zugeschnitten ist.
Beginnen Sie damit, die kritischen Arbeitsabläufe, die optimiert werden müssen, gründlich abzubilden – Dateneingabe, Mitarbeiter-Onboarding, abteilungsübergreifende Zusammenarbeit, Bearbeitung eingehender Anrufe und mehr. Diese Schmerzpunkte führen Sie zum richtigen Werkzeug.
Für Unternehmen, die ein hohes Volumen an komplexen Vorgängen bewältigen müssen, ist einWorkflow-System der Enterprise-KlasseSpeziell für ihre Branche entwickelte Systeme können enorme Vorteile bringen.
Gesundheitsorganisationenerfordern möglicherweise robuste HIPAA-Konformitätsfunktionen, während Finanzunternehmen möglicherweise erweiterte Sicherheits- und Prüffunktionen benötigen.
Umgekehrt könnten Einzelhändler branchenspezifische Automatisierung für Marketingkampagnen, Bestandsverwaltung und Kundenservice nutzen.
Unabhängig vom Umfang sollten die Verbesserung der Transparenz und die offene Kommunikation bei der Bewertung von Workflow-Lösungen Priorität haben.
Tools, die die Kommunikation verbessern und Abläufe rationalisieren, sind bei der Auswahl der besten Workflow-Management-Software von entscheidender Bedeutung.
Blink bietet beispielsweise Funktionen zur Verbesserung der Teamzusammenarbeit durch den effizienten Austausch von Updates und die Erleichterung der Kommunikation und ist eine Meta Workplace-Alternative.
Durch die Implementierung der richtigen Workflow-Engine, ergänzt durch Kollaborationstools wie Blink, rüsten sich Unternehmen mit einem digitalen Arbeitsplatz aus, der auf ihre individuellen Prozesse zugeschnitten ist.
Dieser bewusste Ansatz stellt sicher, dass Sie eine Software auswählen, die Engpässe beseitigt, kostspielige Fehler reduziert und die Produktivität Ihres Teams auf ein neues Niveau treibt, während sie sich gleichzeitig fließend an Ihre sich ändernden Anforderungen anpasst.
Teamzusammenarbeit
Dank Workflow-Management-Software können Sie Abteilungen in Ihrem Unternehmen vereinheitlichen und eine reibungslose Echtzeitabwicklung ermöglichenZusammenarbeit und Kommunikation zwischen Teams, um den erfolgreichen Abschluss Ihrer Projekte sicherzustellen.
Laut dieser Studie geben 32,9 % der Unternehmen an, dass die Automatisierung ihr Unternehmen kollaborativer gemacht hat.
Wählen Sie eine Workflow-Management-Software mit Funktionen für die Zusammenarbeit, damit Ihr Team zusammenarbeiten und Prozesse harmonisieren kann, um Ihre Geschäftsziele zu erreichen.
Im Folgenden finden Sie die Funktionen, auf die Sie in einer Workflow-Management-Software achten sollten:
- Kommunikation und Zusammenarbeit in Echtzeit: Es stellt sicher, dass alle auf dem gleichen Stand sind, und reduziert Missverständnisse, die sich negativ auf die Projektleistung auswirken.
- Anpassbare Arbeitsabläufe: Die Software sollte über mehrere anpassbare Vorlagen verfügen, um Ihrem Team die Kontrolle zu geben, die es für die Nutzung des Systems benötigt.
- Aufgabenverwaltung: Es sollte über Funktionen zum Zuweisen von Aufgaben, Festlegen von Fristen und Verfolgen von Aktualisierungen verfügen, damit Teammitglieder auf die Erreichung gemeinsamer Geschäftsziele hinarbeiten können
- Dateifreigabe und Zusammenarbeit an Dokumenten: Dadurch können Teams mit wenigen Klicks an den neuesten Versionen von Dokumenten arbeiten und Änderungen in Echtzeit verfolgen.
- Detaillierte Berichte und Analysen: Sie benötigen sie, um die Leistung Ihres Teams bei verschiedenen Prozessen zu verfolgen und Strategien zu deren Verbesserung zu entwickeln.
Integration
Eine Möglichkeit, die Workflow-Management-Software optimal zu nutzen, besteht darin, eine auszuwählen, die mehrere Anwendungen von Drittanbietern integriert.
Dadurch können Sie anwendungsübergreifende Workflows erstellen,Steigern Sie die Produktivität Ihres Teamsund machen Sie Ihr Unternehmen kollaborativer.
Sie können zum Beispiel integrierenProjektmanagement-Softwaremit einer Online-Datenverwaltungsplattform in Ihrem Workflow-Management-Tool.
Ihr Team nutzt das Projektmanagement-Tool für die Zusammenarbeit in Echtzeit an Projekten und lädt Arbeitsdateien über eine zentrale Plattform auf die Online-Datenplattform hoch.
Sobald Sie Ihr Tool eingerichtet haben, möchten Sie es in Software integrieren, die Sie häufig verwenden, zCloud-Speicheranbieter, Finanzplattformen und Online-Datenbanken.
Eine gute Option ist die Verwendung einer IaaS-freundlichen Plattform, um Ihr Workflow-System mit Ihrer bevorzugten SaaS-Software und Tools von Drittanbietern zu verbinden und so Prozesse zu optimieren.
Zapierist ein Paradebeispiel für ein auf Integration ausgerichtetes Workflow-Tool. Es ermöglicht Unternehmen, über 5.000 Apps ohne Programmierkenntnisse zu verbinden und automatisierte Workflows (sogenannte „Zaps“) zwischen verschiedenen Diensten zu erstellen.
Sie könnten beispielsweise automatisch eine neue Aufgabe in Ihrem Projektmanagement-Tool erstellen, wenn ein neuer Lead zu Ihrem CRM hinzugefügt wird, oder eine Slack-Benachrichtigung senden, wenn eine neue Datei in Ihren Cloud-Speicher hochgeladen wird.
Alternativ können Sie sich für Software mit integrierten Integrationen in Ihre bevorzugten Tools und Plattformen von Drittanbietern entscheiden.
Allerdings können die eingeschränkten Integrationsmöglichkeiten in einer solchen Workflow-Software zu Problemen bei der Skalierung von Abläufen führen.
Bewerten Sie Ihre Softwareoptionen
Sobald Sie Ihre Geschäftsanforderungen ermittelt haben, stehen Ihnen die verschiedenen verfügbaren Optionen für das Workflow-Management möglicherweise vor der Qual der Wahl. Hier sind die wichtigsten Merkmale, die Sie bei der Prüfung verschiedener Optionen berücksichtigen müssen:
Cloud-Speicher für Unternehmen
Es gibt viele Optionen für die Cloud-Speicherung, aber Sie müssen selektiver vorgehen, um sicherzustellen, dass Ihre Dateien vor Datenverlust geschützt sind und dass Ihr Unternehmen die Datenverwaltungsgesetze einhält.
Was den Datenschutz betrifft,Internxt Drive für Unternehmenbietet einen Ende-zu-Ende-verschlüsselten Cloud-Service, der Open-Source- und DSGVO-konform ist.
Internxt Drive schützt Unternehmen vorRansomware-Angriffe und Datenverlustmit Ende-zu-Ende-Verschlüsselung und mehreren Servern, auf denen Ihre Dateien verschlüsselt, gesichert und vor Hackern geschützt werden.
Im Gegensatz zu anderen Unternehmen verfügt Internxt über keine Verschlüsselungsschlüssel für Ihre Daten, sodass niemand auf Ihre Dateien zugreifen kann, es sei denn, der Account Manager hat dies autorisiert.
Für zusätzliche Sicherheit können Sie Dokumente sicher innerhalb von Teams teilen und gemeinsam daran arbeiten und ein Team von bis zu 100 Benutzern mit dem Premium-Plan verwalten, der 2 TB Speicherplatz pro Benutzer bietet und bei 8,99 €/Benutzer/Monat beginnt
Vorteile:
- Zugänglich:Mitarbeiter können von überall auf jedem Gerät auf Dateien zugreifen, wodurch Internxt Drive für Hybrid-, Remote- oder Büroumgebungen geeignet ist.
- Anpassbar:Fügen Sie Mitglieder zu Ihrem Team hinzu und weisen Sie den Mitgliedern bei Bedarf Speicherplatz zu. Verwalten Sie ganz einfach Ihre Abrechnungen und Zahlungen und wechseln Sie zwischen Ihren persönlichen und Cloud-Konten.
- Kooperationsfreundlich:Verschlüsseln und senden Sie Dateien sicher über das Internet, schützen Sie Dateien mit einem Passwort und beschränken Sie den Zugriff auf freigegebene Dateien jederzeit.
- Hoch skalierbar:Aktualisieren oder downgraden Sie Ihren Abonnementplan, um ihn an die Ressourcen anzupassen, die Ihr Unternehmen benötigt.
- Zukünftige Updates:Neue Versionen und Updates werden in Kürze zu den B2B-Plänen hinzugefügt, einschließlich Dateiversionierung und Zugriffsprotokollen.
Benutzerfreundlichkeit
Die Workflow-Management-Software, für die Sie sich entscheiden, muss für jedes Teammitglied einfach sein, ganz gleich, worum es gehttechnisches Können.
Ihr Team sollte damit mühelos den gesamten Aufgabenfluss über verschiedene Phasen hinweg erfassen und umfassende Arbeitsabläufe erstellen können, ohne auf Ihr IT-Team angewiesen zu sein.
Die Verwendung einer No-Code-Plattform erleichtert Ihrem Team das Erlernen und die Anpassung an das Tool und erhöht die Wahrscheinlichkeit einer Übernahme durch verschiedene Abteilungen.
Außerdem,Mitarbeiter motivierenIhre Ideen zur Verbesserung der Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen einzubringen.
Zu den intuitiven Funktionen, auf die Sie in einer Workflow-Management-Software achten sollten, gehören intuitive visuelle Modellierung, Drag-and-Drop-Formularersteller, automatisierte Berichtsersteller und Workflow-Visualisierung.
Beliebtes Workflow-ManagementTools wie Monday.comund Trello bieten intuitive Schnittstellen mit Drag-and-Drop-Funktionalität und machen sie so für Teammitglieder mit unterschiedlichem technischem Fachwissen zugänglich.
Die grafische Modellierung hilft Ihnen, Prozesse sowie Mitarbeiter- und Abteilungsrollen bei jedem Arbeitsablaufschritt zu visualisieren, um gut abgebildete Prozessabläufe zu erstellen.
Auf der anderen Seite ermöglichen Drag-and-Drop-Formularersteller Ihrem Team die Erstellung dynamischer Formulare mit anspruchsvollen Elementen in wenigen Minuten ohne großen Aufwand.
Skalierbarkeit
Ihr Unternehmen benötigt ein zukunftsorientiertes Workflow-System, das mitwächst und sich an die sich ändernden Anforderungen anpasst.
Das Workflow-Tool sollte in der Lage sein, eine größere Benutzerbasis, wachsende Geschäftsabläufe, komplizierte Arbeitsabläufe und das tägliche Datenvolumen zu bewältigen, ohne dass es zu Verzögerungen kommt oder komplizierte Anpassungen seitens Ihres Teams erforderlich werden.
Berücksichtigen Sie bei der Auswahl eines auf Skalierbarkeit ausgelegten Workflow-Systems Faktoren wie die Architektur der Software, Leistungsfähigkeiten, Anpassungsoptionen uswSicherheitsfunktionen.
Ein Workflow-Management-Tool mit zahlreichen Anpassungsoptionen ermöglicht es Ihnen beispielsweise, Ihre Arbeitsabläufe an bestimmte Prozesse anzupassen und ein optimiertes Softwaresystem zu erreichen.
Lösungen auf Unternehmensebene wie Jira und Nintex sind für die Bewältigung komplexer Arbeitsabläufe und wachsender Teams konzipiert und eignen sich daher für Unternehmen, die eine erhebliche Expansion planen.
Sicherheit und Compliance
Die besten Workflow-Management-Tools verfügen über Sicherheitsrichtlinien und -frameworks und entsprechen branchenspezifischen Vorschriften zum Schutz der IT-Infrastruktur von Unternehmensensible Daten vor externen Bedrohungen.
Stellen Sie sicher, dass die Server, auf denen die Software gehostet wird, Sicherheitszertifizierungen entsprechen, zHIPAA-Konformitätund ISO 27001:2005.
Stellen Sie außerdem sicher, dass das Workflow-Tool über robuste Sicherheitsprotokolle wie Datenverschlüsselung, rollenbasierte Sicherheit usw. verfügtMulti-Faktor-Authentifizierung(MFA).
Die Integration von MFA bietet ein zusätzliches Maß an Schutz und gewährleistet die Sicherheit der Daten Ihres Unternehmens vor unbefugtem Zugriff.
Bei der Auswahl eines Workflow-Management-Systems ist es wichtig, dessen Fähigkeit zur Unterstützung von MFA zu berücksichtigen, da dies erheblich zur Sicherung Ihres Geschäftsbetriebs und zur Wahrung der Vertraulichkeit sensibler Daten beitragen kann.
Kosten und Preise
Die damit verbundenen Kosten für den Besitz oder die Nutzung der Software müssen mit Ihrem Budget und Ihren Geschäftsanforderungen übereinstimmen.
Die Preise können zwischen verschiedenen Workflow-Management-Tools erheblich variieren. Asana bietet beispielsweise einen kostenlosen Basisplan für kleine Teams an, während Unternehmenslösungen wie Smartsheet möglicherweise höhere Kosten pro Benutzer haben, aber erweiterte Funktionen bieten.
Wenn Sie sich für die Verwendung eines Vor-Ort-Workflow-Systems entscheiden, planen Sie die Vorabkosten für den Erwerb einer Softwarelizenz und die Durchführung größerer Upgrades ein.
Mit einem Cloud-Workflow-System können Sie ein Budget für wiederkehrende Kosten wie Abonnementgebühren, Upgrades, Wartung und technischen Support einplanen.
Die gängigsten Zahlungsmodelle für Workflow-Systeme sind abonnementbasierte Preismodelle oder Pay-as-you-go-Zahlungspläne mit Diensten wie Internxt Object Storage, einem Objektspeicherdienst, der für Unternehmen zur Verwaltung großer Speichermengen entwickelt wurde.
Anbieter bepreisen abonnementbasierte Zahlungsmodelle pro Benutzer und Monat. Kategorisieren Sie sie in Stufen wie „Administrator“ und „Nur anzeigen“ und erhöhen Sie die Kosten, wenn Sie zusätzliche Benutzerstufen einführen.
Mit dem Pay-as-you-go-Preismodell zahlen Sie für die Ressourcen Ihres Unternehmens, was sehr viel sein kannkostengünstig.
Beispielsweise kann der Anbieter eine abgestufte Struktur anbieten und beispielsweise 80 US-Dollar pro Monat zahlen, um Arbeitsabläufe für 3–5 Prozesse zu erstellen und zu automatisieren.
Insbesondere können Workflow-Tools zwischen 2 US-Dollar pro Benutzer und Monat und mehr als 50 US-Dollar pro Nutzung und Monat kosten, abhängig vom gewählten Plan, der benötigten Tool-Suite, Ihren Speicheranforderungen usw.
Um die Kosten für Workflow-Software zu ermitteln, wenden Sie sich an den Support, um einen klaren, transparenten Preisrahmen zu erhalten, der alle versteckten Gebühren abdeckt.
Implementierung und Einführung von Software
Nach dem Kauf Ihrer Workflow-Management-Software können Sie damit effiziente Arbeitsabläufe implementieren, während verschiedene Teams sie nach und nach übernehmen. Folgendes können Sie von der von Ihnen gewählten Software erwarten:
Bereitstellung und Einrichtung
Ein gutes Workflow-Management-Tool sollte für Stakeholder einfach einzurichten und bereitzustellen sein, um alltägliche Aufgaben zu rationalisieren und die Teamleistung zu verbessern.
Das Team des Anbieters sollte in Bereitschaft sein, um Sie bei der reibungslosen Einrichtung und Bereitstellung der Software zu unterstützen, unabhängig von Ihrer Workflow-Version.
Sie sollten außerdem bewährte Bereitstellungspraktiken befolgen, um den Implementierungsprozess für die Einführung benutzerdefinierter Arbeitsabläufe in einer Organisation zu unterstützen.
So sieht der Implementierungsprozess aus:
- Abbildung von Geschäftsprozessen. Sammeln Sie Daten zu den Prozessen, die Sie automatisieren und verwalten möchten. Wählen Sie einen oder zwei Prozesse aus, mit denen Ihr Unternehmen zu kämpfen hat, und legen Sie los.
- Identifizieren Sie Stakeholder und konsultieren Sie sie, um den Bedarf zu ermitteln und Sie bei der Einrichtung verschiedener automatisierungsgesteuerter Arbeitsabläufe zu unterstützen.
- Nutzen Sie den Workflow-Builder, um die Schritte des Workflows visuell darzustellen. Sammeln Sie den Input aller Beteiligten, bevor Sie mit der nächsten Phase fortfahren.
- Entwerfen Sie den Workflow und die Formulare in Ihrer Workflow-Management-Software. Nutzen Sie die Drag-and-Drop-Funktion in Ihrem Low-Code-Workflow-System, um Ihre Workflow-Vorlagen zu entwerfen und zu ändern.
- Automatisieren Sie den Workflow mit einem einfachen Automatisierungstool.
- Testen Sie den Workflow mit einer Pilotgruppe von Benutzern, um sicherzustellen, dass sein Design korrekt ist.
- Schulen Sie Benutzer in der Verwendung des Workflow-Systems, um eine schnelle Einführung des Tools zu fördern.
- Starten Sie das System und sammeln Sie Einblicke in die von Ihnen erstellten Prozesse und Arbeitsabläufe.
Schulung und Support
Damit die Implementierungsphase Ihrer Workflow-Management-Software erfolgreich verläuft, sollte der Anbieter ausreichend bereitstellenfortlaufende Schulung und Unterstützung.
Dies ermöglicht einen reibungslosen Übergang zur Verwendung der Workflow-Management-Anwendung. Informieren Sie sich daher vor dem Kauf einer Workflow-Management-Software über die Schulungsleitfäden der Anbieter und die Art des angebotenen Supports.
Zum Beispiel ein Ressourcenzentrum mit Produkt-Tutorial-Videos undWissensdatenbankdateienstattet Ihr Team mit den Fähigkeiten aus, die es benötigt, um mit dem Tool langwierige Arbeitsabläufe in Ihrem Unternehmen zu erstellen und zu optimieren.
Blink verfügt über ein Hilfecenter mit Ressourcen wie Benutzerhandbüchern, internen Supportdokumenten und Administratorhandbüchern, die Benutzern bei der Behebung mehrerer Probleme helfen.
Bieten Sie Schulungen in verschiedenen Formaten an, z. B. online, persönlich oder durch Dokumentation, um dem Lernstil jedes Einzelnen gerecht zu werden.
Mit administrativen Coaching-Sitzungen können Ihre Administratoren beispielsweise ihre Fähigkeiten verbessern, um den Anforderungen ihrer jeweiligen Verantwortung gerecht zu werden.
Darüber hinaus sollte der Anbieter über hochwertiges Support-Personal verfügen, das per Telefon, Live-Chat und SMS erreichbar ist.
Sie sollen Ihrem Team helfen, die Herausforderungen zu meistern, mit denen es bei der Ausführung täglicher Aufgaben konfrontiert ist, Engpässe zu reduzieren und die Effizienz der Belegschaft zu steigern.
Abschluss
Der Einsatz der richtigen Workflow-Management-Software ist entscheidend für die Erzielung maximaler betrieblicher Effizienz. Sie können Aufgaben rationalisieren, die Zusammenarbeit im Team verbessern und Ihre Geschäftsziele effektiver erreichen.
Indem Sie die oben genannten Maßnahmen ergreifen, wie z. B. eine gründliche Bewertung Ihrer Geschäftsanforderungen, die Bewertung von Softwareoptionen und die Berücksichtigung der Benutzerfreundlichkeit, können Sie eine auf Ihr Unternehmen zugeschnittene Workflow-Lösung finden.
Stellen Sie außerdem sicher, dass Sie Sicherheit und Compliance bei der Auswahl Ihrer Software priorisierenSchützen Sie die Daten Ihres Unternehmensund IT-Infrastruktur vor Angriffen.