Das Planen von E-Mails in Outlook für die zeitgesteuerte Zustellung ist eine praktische Funktion, mit der Sie eine E-Mail schreiben und diese zu einem späteren Zeitpunkt oder Datum automatisch senden lassen können. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie eine E-Mail zu einem Zeitpunkt senden möchten, an dem Sie nicht verfügbar sind, oder wenn Sie die Zustellung so planen möchten, dass der Empfänger sie mit größerer Wahrscheinlichkeit liest. Sie benötigen lediglich die Outlook-Desktop-App und ein paar Klicks, und schon kann es losgehen!
Schritt-für-Schritt-Anleitung: E-Mails in Outlook für die zeitgesteuerte Zustellung planen
Diese Schritt-für-Schritt-Anleitung zeigt Ihnen, wie Sie eine E-Mail in Outlook so planen, dass sie genau zum gewünschten Zeitpunkt und Datum versendet wird.
Schritt 1: Schreiben Sie Ihre E-Mail
Verfassen Sie Ihre E-Mail wie gewohnt. Geben Sie die E-Mail-Adresse des Empfängers, die Betreffzeile und den Text Ihrer E-Mail ein.
E-Mails können im Voraus verfasst werden. Wenn Sie sie für eine spätere Zustellung planen, stellen Sie sicher, dass Sie nicht vergessen, sie zum richtigen Zeitpunkt zu versenden. Diese Funktion ist besonders nützlich zum Versenden von Besprechungserinnerungen, Geburtstagswünschen oder arbeitsbezogenen E-Mails außerhalb der Geschäftszeiten.
Schritt 2: Klicken Sie auf die Registerkarte „Optionen“.
Klicken Sie im neuen E-Mail-Fenster oben auf dem Bildschirm auf die Registerkarte „Optionen“.
Über die Registerkarte „Optionen“ haben Sie Zugriff auf verschiedene Einstellungen für Ihre E-Mail, einschließlich der Möglichkeit, die Zustellung zu verzögern.
Schritt 3: Wählen Sie „Lieferung verzögern“
Klicken Sie auf „Lieferung verzögern“, um das Dialogfeld „Eigenschaften“ zu öffnen.
Mit der Funktion „Zustellung verzögern“ können Sie Datum und Uhrzeit für den Versand der E-Mail festlegen.
Schritt 4: Legen Sie Datum und Uhrzeit der Lieferung fest
Aktivieren Sie im Abschnitt „Lieferoptionen“ das Kontrollkästchen neben „Nicht vorher liefern“ und stellen Sie das gewünschte Datum und die gewünschte Uhrzeit ein.
Stellen Sie sicher, dass Datum und Uhrzeit richtig eingestellt sind. Berücksichtigen Sie dabei die Zeitzonenunterschiede, wenn Sie eine E-Mail an jemanden in einem anderen Teil der Welt senden.
Schritt 5: Klicken Sie auf „Schließen“ und dann auf „Senden“.
Nachdem Sie Datum und Uhrzeit eingestellt haben, klicken Sie auf „Schließen“, um das Dialogfeld „Eigenschaften“ zu schließen, und klicken Sie dann auf „Senden“, um Ihre E-Mail zu planen.
Sobald Sie auf „Senden“ klicken, wird die E-Mail bis zur angegebenen Zustellzeit in Ihrem Postausgang gespeichert. Der Versand erfolgt dann automatisch, auch wenn Sie nicht online sind.
Nachdem Sie diese Schritte ausgeführt haben, bleibt Ihre E-Mail ruhig in Ihrem Postausgang, bis es an der Zeit ist, den Posteingang des Empfängers zu erreichen. Es ist, als ob Sie einen persönlichen Assistenten hätten, der auf den perfekten Moment wartet, um Ihre Nachricht zu überbringen!
Tipps zum Planen von E-Mails in Outlook für die zeitgesteuerte Zustellung
- Überprüfen Sie vor dem Versenden die Lieferzeit und das Lieferdatum, insbesondere wenn es sich um ein wichtiges Ereignis oder eine wichtige Besprechung handelt.
- Beachten Sie, dass geplante E-Mails nur gesendet werden, wenn Outlook zum Zeitpunkt der Zustellung ausgeführt wird und mit dem Internet verbunden ist.
- Wenn Sie Ihre Meinung über den Zeitpunkt ändern, können Sie jederzeit zum Postausgang zurückkehren, die E-Mail öffnen und die Einstellungen für „Nicht vorher zustellen“ anpassen.
- Verwenden Sie diese Funktion, um Ihre E-Mail-Antworten zeitlich zu verteilen, damit Sie niemanden mit zu vielen E-Mails auf einmal bombardieren.
- Denken Sie daran, dass die E-Mail zwar geplant ist, aber dennoch bearbeitet oder gelöscht werden kann, wenn sich Ihre Pläne ändern.
Häufig gestellte Fragen
Was passiert, wenn mein Computer zur geplanten Lieferzeit ausgeschaltet ist?
Wenn Ihr Computer ausgeschaltet ist oder Outlook nicht ausgeführt wird, wird die E-Mail erst gesendet, wenn Outlook das nächste Mal aktiv ist.
Kann ich E-Mails in der mobilen Outlook-App planen?
Nein, diese Funktion ist derzeit nur in der Desktop-Outlook-Anwendung verfügbar.
Ist es möglich, wiederkehrende E-Mails zu planen?
Outlook unterstützt die Planung wiederkehrender E-Mails nicht nativ. Es gibt jedoch Add-Ins von Drittanbietern, die diese Funktionalität hinzufügen können.
Empfohlene Lektüre:E-Mails organisieren: Schritt-für-Schritt-Anleitung zum Erstellen von Ordnern in Outlook
Kann ich eine Liste aller geplanten E-Mails sehen?
Ja, alle geplanten E-Mails finden Sie bis zu ihrem Zustellzeitpunkt im Postausgangsordner.
Funktioniert die Planung von E-Mails mit allen E-Mail-Konten in Outlook?
Das Planen von E-Mails sollte mit den meisten in Outlook eingerichteten E-Mail-Konten funktionieren, es ist jedoch immer eine gute Idee, es zuerst auszuprobieren.
Zusammenfassung
- Verfassen Sie Ihre E-Mail.
- Klicken Sie auf die Registerkarte „Optionen“.
- Wählen Sie „Lieferung verzögern“.
- Legen Sie Datum und Uhrzeit der Lieferung fest.
- Klicken Sie auf „Schließen“ und dann auf „Senden“.
Abschluss
Wenn Sie die Kunst beherrschen, E-Mails in Outlook für die zeitgesteuerte Zustellung zu planen, können Sie Ihre E-Mail-Verwaltungsfähigkeiten erheblich verbessern und eine zeitnahe Kommunikation sicherstellen, ohne ständig an Ihren Posteingang gebunden zu sein. Egal, ob Sie zeitkritische Informationen bearbeiten, internationale Korrespondenz über Zeitzonen hinweg verwalten oder einfach nur Ihre Arbeitsbelastung organisieren, diese Funktion bietet einen strategischen Vorteil bei Ihren täglichen digitalen Interaktionen. Mit den in diesem Artikel beschriebenen einfachen Schritten sind Sie jetzt in der Lage, E-Mails wie ein Profi zu planen, Ihren Arbeitsablauf zu optimieren und die Pünktlichkeit Ihres virtuellen Austauschs aufrechtzuerhalten. Probieren Sie es also einfach aus und sehen Sie, wie diese praktische Outlook-Funktion Ihre Produktivität steigern kann.