Wollten Sie schon immer im richtigen Moment eine E-Mail senden, auch wenn Sie nicht an Ihrem Computer saßen? Microsoft Outlook verfügt über eine fantastische Funktion, mit der Sie genau das tun können: Sie können Ihre Nachricht jetzt verfassen und den Versand für einen späteren Zeitpunkt planen. Es ist ein einfacher Vorgang: Sie schreiben Ihre E-Mail wie gewohnt und bevor Sie auf die Schaltfläche „Senden“ klicken, tauchen Sie in das Menü „Optionen“ ein, um die Einstellung „Zustellung verzögern“ zu finden. Hier können Sie ganz einfach das genaue Datum und die genaue Uhrzeit für die Zustellung Ihrer E-Mail auswählen und haben so die vollständige Kontrolle darüber, wann Ihre Nachricht im Posteingang einer anderen Person landet.
In diesem Abschnitt werden Sie durch die genauen Schritte geführt, die zum Einrichten einer E-Mail für die verzögerte Zustellung in Microsoft Outlook erforderlich sind, um sicherzustellen, dass Ihre Nachrichten genau zum gewünschten Zeitpunkt ankommen.
Schritt 1: Öffnen Sie eine neue E-Mail-Nachricht in Outlook.
Zunächst müssen Sie eine neue E-Mail beginnen, genau wie bei jeder anderen Nachricht, die Sie senden möchten. Sie können dies tun, indem Sie auf die Schaltfläche „Neue E-Mail“ klicken, die sich normalerweise in der oberen linken Ecke Ihres Outlook-Fensters befindet. Diese Aktion öffnet die vertraute leere Leinwand, auf der Sie Ihre Kommunikation gestalten.
Schritt 2: Schreiben Sie Ihre E-Mail wie gewohnt.
Füllen Sie die Felder „An“, „Cc“ und „Bcc“ aus, geben Sie Ihre Betreffzeile ein und verfassen Sie den Text Ihrer Nachricht. Machen Sie sich noch keine Gedanken über die Versandzeit; Konzentrieren Sie sich darauf, Ihre Gedanken klar und effektiv niederzuschreiben. Stellen Sie sicher, dass Ihre Nachricht genau so aussieht, wie Sie es sich wünschen, wenn sie schließlich versendet wird.
Schritt 3: Navigieren Sie im neuen Nachrichtenfenster zur Registerkarte „Optionen“.
Sobald Ihre E-Mail vollständig geschrieben und versandbereit ist, sehen Sie sich das Menüband oben im E-Mail-Fenster an. Sie sehen mehrere Registerkarten wie „Nachricht“ und „Einfügen“. Klicken Sie auf die Registerkarte „Optionen“, um verschiedene Tools und Funktionen anzuzeigen. Hier finden wir den besonderen Rahmen, den wir brauchen.
Schritt 4: Klicken Sie in der Gruppe „Weitere Optionen“ auf „Lieferung verzögern“.
Suchen Sie auf der Registerkarte „Optionen“ nach einem Abschnitt mit der Bezeichnung „Weitere Optionen“ oder etwas Ähnlichem. In dieser Gruppe sollten Sie eine Schaltfläche oder ein Symbol mit der Aufschrift „Lieferung verzögern“ entdecken. Klicken Sie darauf und es öffnet sich ein neues kleines Fenster mit dem Namen „Eigenschaften“, in dem Sie Ihre Auswahl treffen können.
Siehe auch:So planen Sie eine E-Mail in Outlook: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung
Schritt 5: Aktivieren Sie das Kontrollkästchen „Nicht vorliefern“ und wählen Sie das gewünschte Datum und die gewünschte Uhrzeit aus.
Im Fenster „Eigenschaften“ sehen Sie ein Kontrollkästchen neben „Nicht vorher liefern“. Stellen Sie sicher, dass Sie dieses Kästchen ankreuzen. Sobald dies aktiviert ist, können Sie mithilfe der Dropdown-Menüs und Kalender das genaue Datum und die Uhrzeit auswählen, zu der Ihre E-Mail gesendet werden soll. Seien Sie hier präzise, da Ihre Nachricht genau zu diesem Zeitpunkt Ihren Postausgang verlässt.
Schritt 6: Schließen Sie das Fenster „Eigenschaften“ und klicken Sie auf „Senden“.
Nachdem Sie Datum und Uhrzeit der Lieferung festgelegt haben, klicken Sie im Fenster „Eigenschaften“ auf die Schaltfläche „Schließen“. Sie kehren zu Ihrer E-Mail-Nachricht zurück. Klicken Sie nun auf die reguläre Schaltfläche „Senden“. Seien Sie nicht überrascht; Ihre E-Mail wird nicht sofort im Äther verschwinden.
Sobald Sie auf „Senden“ klicken, nachdem Sie eine verzögerte Zustellung festgelegt haben, wird Ihre E-Mail in Ihren Outlook-Ordner „Postausgang“ verschoben. Es wird dort geduldig bis zu dem von Ihnen angegebenen genauen Datum und der genauen Uhrzeit warten. In diesem Moment wird die E-Mail automatisch an die vorgesehenen Empfänger gesendet, sofern Ihre Outlook-Anwendung geöffnet und mit dem Internet verbunden ist. Wenn Outlook zum geplanten Zeitpunkt nicht geöffnet ist, wird die E-Mail gesendet, wenn Sie die Anwendung das nächste Mal öffnen und eine Verbindung zum Internet herstellen.
Tipps zum Planen von E-Mails in Microsoft Outlook
- Outlook geöffnet lassen:Damit die E-Mail pünktlich versendet werden kann, muss Outlook in der Regel geöffnet und mit dem Internet verbunden sein. Wenn es geschlossen ist, wird die E-Mail gesendet, sobald Sie Outlook erneut öffnen und nach Ablauf der geplanten Zeit eine Internetverbindung haben.
- Vor dem Senden bearbeiten:Sie können jederzeit in Ihren „Postausgang“-Ordner gehen, die geplante E-Mail öffnen und Änderungen an Inhalt, Empfängern oder sogar der geplanten Zustellzeit vornehmen, bevor sie gesendet wird. Denken Sie daran, alle Änderungen zu speichern.
- Bei Bedarf stornieren:Wenn Sie entscheiden, dass Sie keine geplante E-Mail senden möchten, suchen Sie sie einfach in Ihrem „Postausgang“ und löschen Sie sie. Es ist so, als würde man jeden anderen Entwurf löschen.
- Für Zeitzonen verwenden:Diese Funktion eignet sich hervorragend zum Versenden von E-Mails an Personen in verschiedenen Zeitzonen. Sie können Ihre E-Mail schreiben, wann immer es Ihnen passt, und sie so einplanen, dass sie während der Geschäftszeiten eintrifft.
- Merken Sie sich wichtige Termine:Nutzen Sie geplante E-Mails, um sich selbst oder andere an wichtige Ereignisse, Geburtstage oder Projekttermine zu erinnern. Dies ist eine fantastische Möglichkeit, um sicherzustellen, dass Sie nie etwas verpassen.
- Verwalten Sie Ihren Postausgang:Behalten Sie Ihren „Postausgang“ im Auge, wenn Sie viele E-Mails planen. Auf diese Weise können Sie nachverfolgen, was aussteht, und sicherstellen, dass nichts vergessen oder versehentlich gesendet wird.
Häufig gestellte Fragen zum Planen von E-Mails
Was passiert, wenn mein Computer zur geplanten Sendezeit ausgeschaltet ist?
Wenn Ihr Computer ausgeschaltet oder Outlook geschlossen ist, wenn eine geplante E-Mail gesendet werden soll, wird die E-Mail nicht genau zu diesem Zeitpunkt zugestellt. Stattdessen verbleibt es in Ihrem „Postausgang“ und wird automatisch gesendet, sobald Sie Outlook das nächste Mal öffnen und Ihr Computer mit dem Internet verbunden ist. Es wird also trotzdem rausgehen, nur etwas später als geplant, wenn Ihr Setup nicht läuft.
Kann ich wiederkehrende E-Mails in Outlook planen?
Nein, die Funktion „Zustellung verzögern“ in Outlook ist für einmalige geplante Versendungen konzipiert. Mit dieser speziellen Funktion können Sie eine E-Mail nicht so einrichten, dass sie in regelmäßigen Abständen automatisch wiederholt gesendet wird, z. B. eine wöchentliche Erinnerung. Für wiederkehrende Nachrichten müssen Sie möglicherweise andere Tools verwenden, z. B. Kalendererinnerungen, die neue E-Mails generieren, oder Add-Ins von Drittanbietern. Die grundlegende Funktion „Verzögerte Zustellung“ bietet dies jedoch nicht.
Wie überprüfe ich, ob eine E-Mail korrekt geplant wurde?
Nachdem Sie bei einer verspäteten E-Mail auf „Senden“ geklickt haben, wird diese in Ihren „Postausgang“-Ordner verschoben. Sie können überprüfen, ob der Termin geplant ist, indem Sie einfach zu Ihrem „Postausgang“ in Outlook navigieren. Sie sehen die E-Mail dort liegen und auf die festgelegte Sendezeit warten. Wenn es sich im „Postausgang“ befindet, ist es korrekt geplant und einsatzbereit.
Kann ich die Zustellung einer E-Mail auf eine bestimmte Minute, z. B. 9:17 Uhr, festlegen?
Auf jeden Fall haben Sie die volle Kontrolle über die genaue Zeit. Wenn Sie im Fenster „Eigenschaften“ die Zustellzeit festlegen, können Sie die genaue Stunde und Minute, zu der die E-Mail gesendet werden soll, manuell eingeben oder auswählen. Wenn Ihr Ziel also 9:17 Uhr ist, können Sie es minutengenau festlegen.
Gibt es eine Grenze dafür, wie weit ich eine E-Mail in der Zukunft planen kann?
Im Allgemeinen gibt es keine strenge technische Grenze dafür, wie weit in der Zukunft Sie eine E-Mail mithilfe der Outlook-Funktion „Zustellung verzögern“ planen können. Sie können ein Datum auswählen, das Monate oder sogar Jahre entfernt liegt. Denken Sie jedoch daran, dass Outlook zum Senden geöffnet und verbunden sein muss. Wenn Sie also etwas zu weit im Voraus planen, vergessen Sie es möglicherweise oder Ihr System ändert sich schon vorher.
Zusammenfassung
- Öffnen Sie eine neue E-Mail-Nachricht.
- Schreiben Sie Ihren E-Mail-Inhalt.
- Gehen Sie zur Registerkarte „Optionen“.
- Klicken Sie auf „Lieferung verzögern“.
- Legen Sie das gewünschte Lieferdatum und die gewünschte Uhrzeit fest.
- Schließen Sie die Eigenschaften und klicken Sie auf „Senden“.
Abschluss
Die Beherrschung der Kunst des E-Mail-Planens in Microsoft Outlook ist ein echter Game-Changer für jeden, der seine Produktivität und Kommunikationseffektivität steigern möchte. Denken Sie darüber nach: Wie oft mussten Sie schon eine wichtige Nachricht verschicken, wussten aber, dass sie sofort im Posteingang einer anderen Person landen würde, wenn Sie sie jetzt verschicken? Oder vielleicht haben Sie sich an den Geburtstag eines Freundes um Mitternacht erinnert und wollten einen herzlichen Wunsch übermitteln, der zu einer günstigeren Zeit eintraf. Mit dieser einfachen, aber leistungsstarken Funktion können Sie den Zeitpunkt Ihrer Nachrichten steuern und sicherstellen, dass sie dann landen, wenn sie die größte Wirkung haben oder einfach am besten geeignet sind. Es ist, als hätte man einen persönlichen Assistenten, der sich daran erinnert, Ihre Notizen im perfekten Moment zu übermitteln.
Diese Funktion ist besonders nützlich für Fachleute, die in verschiedenen Zeitzonen arbeiten. Sie können Ihre E-Mails während Ihrer Arbeitszeit verfassen und sie so planen, dass sie während der Geschäftszeiten Ihrer Kollegen oder Kunden eintreffen. So stellen Sie sicher, dass Ihre Kommunikation sofort verstanden wird und nicht in der Flut am frühen Morgen verloren geht. Darüber hinaus ist es ein hervorragendes Tool zur Verwaltung Ihres eigenen Arbeitsablaufs. Indem Sie Ihre E-Mails stapelweise schreiben und dann deren Zustellung planen, können Sie mentalen Freiraum schaffen und die ständige Ablenkung durch das Versenden von E-Mails im Laufe des Tages vermeiden. Es unterstützt einen fokussierteren Arbeitsansatz und ermöglicht es Ihnen, sich auf Aufgaben zu konzentrieren, ohne ständig den Kontext wechseln zu müssen, um eine dringende E-Mail zu senden.
Darüber hinaus kann die Planung von E-Mails für persönliche Erinnerungen oder Glückwünsche lebensrettend sein. Haben Sie schon einmal ein Jubiläum oder eine wichtige Nachbereitung vergessen? Mit der verzögerten Zustellung können Sie sie einstellen und vergessen und darauf vertrauen, dass Ihre Nachricht genau dann zugestellt wird, wenn sie benötigt wird. Es reduziert Stress und hilft Ihnen, wichtige berufliche und persönliche Beziehungen aufrechtzuerhalten. Die Schönheit dieser Funktion liegt in ihrer Geradlinigkeit; es erfordert keine komplexe Einrichtung oder fortgeschrittene technische Kenntnisse. Jeder kann schnell lernenSo planen Sie eine E-Mail in Microsoft Outlookund beginnen Sie sofort, von den Vorteilen zu profitieren. Also, probieren Sie es einfach mal aus. Übernehmen Sie die Kontrolle über Ihr E-Mail-Timing, verbessern Sie Ihre Kommunikationsstrategie und erleben Sie eine neue Ebene der E-Mail-Beherrschung. Ihr zukünftiges Ich und Ihre Empfänger werden es Ihnen sicherlich danken.