Das Erstellen automatischer Antworten in Outlook ist ein Kinderspiel. Ganz gleich, ob Sie schnell zu Mittag essen oder einen zweiwöchigen Urlaub machen: Durch die Einrichtung automatischer Antworten bleiben Ihre Kontakte informiert und beruhigt. So richten Sie in wenigen Schritten schnell eine automatische Antwort in Outlook ein.
Bevor wir uns mit den Schritten befassen, wollen wir verstehen, was wir hier erreichen wollen. Durch das Einrichten einer automatischen Antwort in Outlook können Sie automatisierte Nachrichten an jeden senden, der Ihnen in einem bestimmten Zeitraum E-Mails sendet. Dies ist besonders nützlich, wenn Sie nicht sofort auf E-Mails antworten können.
Schritt 1: Öffnen Sie Outlook und klicken Sie auf „Datei“.
Als Erstes müssen Sie Ihre Outlook-Anwendung öffnen.
Sobald Sie sich in Outlook befinden, klicken Sie auf „Datei“, das sich in der oberen linken Ecke Ihres Bildschirms befindet. Dadurch wird der Abschnitt „Kontoinformationen“ geöffnet.
Schritt 2: Wählen Sie „Automatische Antworten“
Nachdem Sie auf „Datei“ geklickt haben, wird eine Liste mit Optionen angezeigt. Suchen Sie nach „Automatische Antworten (Abwesend)“ und klicken Sie darauf.
Wenn Sie „Automatische Antworten“ auswählen, wird ein neues Fenster geöffnet, in dem Sie Ihre automatische Antwortnachricht einrichten können.
Schritt 3: Wählen Sie „Automatische Antworten senden“
Im Fenster „Automatische Antworten“ haben Sie die Möglichkeit, „Keine automatischen Antworten senden“ oder „Automatische Antworten senden“ auszuwählen. Stellen Sie sicher, dass Sie „Automatische Antworten senden“ auswählen.
Nach der Auswahl können Sie bei Bedarf eine Start- und Endzeit für die automatische Antwort angeben. Dies ist optional, aber nützlich für Urlaube oder bestimmte Ereignisse.
Schritt 4: Schreiben Sie Ihre automatische Antwortnachricht
Jetzt ist es an der Zeit, die Nachricht zu verfassen, die die Leute erhalten, wenn sie Ihnen eine E-Mail senden.
Es gibt zwei Registerkarten – „Innerhalb meiner Organisation“ und „Außerhalb meiner Organisation“. Sie können unterschiedliche Nachrichten für Personen innerhalb und außerhalb Ihres Unternehmens festlegen. Dies kann nützlich sein, wenn Sie Kollegen detailliertere Informationen zur Verfügung stellen möchten.
Schritt 5: Regeln festlegen (optional)
Wenn Sie Lust auf mehr haben, können Sie unten links im Fenster „Automatische Antworten“ auf „Regeln…“ klicken, um bestimmte Bedingungen für Ihre automatischen Antworten festzulegen.
Dieser Schritt ist optional, ermöglicht Ihnen jedoch, Ihre automatischen Antworten an bestimmte Personen oder Nachrichtentypen anzupassen.
Mehr Lektüre:So erstellen Sie einen Outlook-E-Mail-Filter: Eine Schritt-für-Schritt-Anleitung
Schritt 6: Klicken Sie auf „OK“, um Ihre Einstellungen zu speichern
Wenn Sie mit Ihrer Nachricht und Ihren Einstellungen zufrieden sind, klicken Sie auf „OK“, um alles zu speichern.
Jetzt ist Ihre automatische Antwort eingerichtet und antwortet auf eingehende E-Mails wie von Ihnen angegeben.
Nachdem Sie diese Schritte ausgeführt haben, antwortet Outlook automatisch mit der von Ihnen festgelegten Nachricht auf eingehende Nachrichten. Wenn die von Ihnen angegebene Endzeit erreicht ist, wird die automatische Antwort automatisch deaktiviert, sofern Sie einen Zeitraum festgelegt haben. Wenn nicht, müssen Sie die automatischen Antworten manuell deaktivieren, indem Sie die gleichen Schritte ausführen und „Keine automatischen Antworten senden“ auswählen.
- Halten Sie Ihre automatische Antwortnachricht klar und prägnant.
- Geben Sie den Zeitraum Ihrer Abwesenheit in der automatischen Antwortnachricht an.
- Erwähnen Sie in Ihrer automatischen Antwortnachricht bei dringenden Angelegenheiten einen alternativen Kontakt.
- Überprüfen Sie die Richtlinien Ihres Unternehmens zu automatischen Antworten, da einige spezifische Richtlinien haben.
- Denken Sie daran, die automatische Antwort bei Ihrer Rückkehr zu deaktivieren, wenn Sie keine Endzeit festgelegt haben.
Häufig gestellte Fragen
Kann ich eine automatische Antwort für einen bestimmten Kontakt festlegen?
Ja, Sie können in Schritt 5 Regeln für bestimmte Kontakte festlegen, um Ihre automatischen Antworten entsprechend anzupassen.
Werden automatische Antworten nur während meines angegebenen Zeitraums gesendet?
Wenn Sie eine Start- und Endzeit festlegen, werden automatische Antworten nur in diesem Zeitraum gesendet.
Kann ich unterschiedliche Nachrichten für Kollegen und externe Kontakte haben?
Ja, Sie können unterschiedliche Nachrichten für interne und externe Kontakte erstellen, indem Sie die Registerkarten „Innerhalb meiner Organisation“ und „Außerhalb meiner Organisation“ verwenden.
Was passiert, wenn ich vergesse, meine automatische Antwort zu deaktivieren?
Wenn Sie keine Endzeit festgelegt haben, müssen Sie diese manuell deaktivieren, indem Sie zu „Automatische Antworten“ zurückkehren und „Keine automatischen Antworten senden“ auswählen.
Funktioniert die automatische Antwort, wenn Outlook geschlossen ist?
Ja, automatische Antworten funktionieren auch dann, wenn Outlook geschlossen ist, da sie vom Server verarbeitet werden.
Zusammenfassung
- Öffnen Sie Outlook und klicken Sie auf „Datei“.
- Wählen Sie „Automatische Antworten“
- Wählen Sie „Automatische Antworten senden“
- Schreiben Sie Ihre automatische Antwortnachricht
- Regeln festlegen (optional)
- Klicken Sie auf „OK“, um die Einstellungen zu speichern
Abschluss
Das Einrichten automatischer Antworten in Outlook ist eine einfache, aber effektive Möglichkeit, Ihre E-Mails zu verwalten, wenn Sie nicht verfügbar sind. Dadurch wird sichergestellt, dass Ihre Kontakte nicht im Unklaren gelassen werden und sich fragen, warum Sie nicht geantwortet haben. Der Vorgang dauert nur wenige Minuten, die Vorteile sind jedoch dauerhaft. Eindrücke sind wichtig, und eine automatische Antwort kann den Unterschied zwischen dem scheinbaren Nicht-Antworten und der Rücksichtnahme auf die Zeit Ihrer Kontakte ausmachen.
Denken Sie daran, der Schlüssel zu einer guten automatischen Antwort ist Klarheit und Kürze. Sie möchten, dass Ihre Botschaft ohne Verwirrung verstanden wird. Und vergessen Sie nicht, eine Erinnerung einzurichten, um Ihre automatischen Antworten zu deaktivieren, wenn Sie keine Endzeit angegeben haben. Mit diesen Tipps und Schritten erstellen Sie wie ein Profi effektive automatische Antworten in Outlook. Viel Spaß beim E-Mailen!