Vollständiger Leitfaden zum Exportieren von Office 365-Postfächern in PST

Die Verwendung von Office 365-E-Mails im PST-Format hilft Ihnen in vielen Situationen. Aus diesem Grund erklären wir Ihnen in dieser Anleitung, wie Sie Office 365-Postfächer nach PST exportieren können. Darüber hinaus untersuchen wir auch die Situation, in der Sie Ihre Daten im PST-Format und andere damit verbundene Informationen benötigen. Also schnallen Sie sich an und machen Sie sich bereit, Ihre Microsoft 365-Daten zu sichern.

Heutzutage steigert jedes Unternehmen seine Produktivität und E-Mail-Kommunikation, um sein Ziel zu erreichen. Um ihnen zu helfen Microsoft 365. Entwickelt von Microsoft,Büro 365ist eine cloudbasierte Suite, die verschiedene Microsoft-Produkte enthält. Diese Suite bietet Ihnen alle erweiterten Features und Funktionen, um ihre Produktivität zu steigern. Wenn es jedoch um die Sicherung Ihrer Daten geht, reicht es nicht aus, sich auf Cloud-Dienste zu verlassen.

PST-Datei, eine von Microsoft proprietäre Datei, die das gesamte Postfach von Outlook in Ihrem lokalen Speicher speichert. Eine Sicherung Ihrer wichtigen Daten auf Ihrem lokalen Computer ist sehr vorteilhaft. Was wir im nächsten Abschnitt des Artikels ausführlich erläutern werden.

Gründe für den Export einer PST-Datei aus Office 365

Das Speichern von Office 365-Daten in einer PST-Datei ist ein sehr häufiger Vorgang. Der Hauptzweck besteht darin, Ihre cloudbasierten Daten offline zu schalten. Einige Benutzer haben jedoch möglicherweise eigene Gründe, die Daten herunterzuladen. Einige der häufigsten Ursachen haben wir im Folgenden erläutert.

• Du bistbewegenauf einen anderen Computer oder ein anderes Gerät übertragen. Daher ist die Migration Ihres kompletten Office 365-Kontos eine schwierige Aufgabe. Wenn Sie die Daten jedoch im PST-Format haben, ist das Verschieben einfacher.
• Es gibt eineEs besteht die Gefahr, dass Ihre Daten verloren gehenobwohl Microsoft 365 Cloud-Funktionen bietet. Daher ziehen es viele Berufstätige vor, eine Kopie ihrer wichtigen E-Mails zu erstellen. In diesem Fall ist das Speichern der E-Mails in der PST-Datei eine gute Option.
• Wenn jemand istverlassenDas Unternehmen ist verpflichtet, die Daten seiner ehemaligen Mitarbeiter zu speichern. In diesem Fall dient die PST-Datei als Sicherung der Daten.
• Wenn IhrDas Office 365-Postfach ist voll, dann hilft das Speichern in einer PST-Datei, den Platz für neue Daten zu reduzieren.
• Laden Sie Ihre Daten auch in PST herunterreduziertdie Abhängigkeit von Microsoft.

Dies sind einige der häufigsten Gründe für die Sicherung von Office 365-E-Mails im PST. Wir werden die Methoden zur Konvertierung Ihrer Daten sehen. Zuvor müssen Sie jedoch einige Punkte beachten. Wir erklären sie zunächst und sehen uns dann die verschiedenen Lösungen zum Exportieren von Microsoft 365-Daten an.

Mehr Lektüre:Wie exportiere ich Gmail in das PST-Dateiformat? Ein vollständiger Leitfaden

Vorbereitungen vor dem Exportieren des Office 365-Postfachs

Wenn Sie mit dem Speichern von Microsoft 365-E-Mails im PST beginnen. Es gibt Voraussetzungen, die Sie vor dem Prozess berücksichtigen müssen.

• Stellen Sie zunächst sicher, dass Sie das habenentsprechende Berechtigungenum Ihre Microsoft 365-E-Mails zu exportieren.
• Dann,Überprüfen Sie die Größe Ihres Postfachsund planen Sie Ihr Backup entsprechend. Wenn Sie über ein großes Postfach verfügen, dauert es einige Zeit, die vollständigen Daten zu exportieren, oder Sie benötigen möglicherweise mehrere PST-Dateien, um diese E-Mails zu speichern.
• Wenn Sie verwendenArchivierte PostfächerDann benötigen Sie das Exchange Admin Center, um Ihre Elemente in eine PST-Datei zu exportieren.
• Das müssen Sie habenZugriff auf die Discovery Management Group.
• Verwendengültiges Office 365-Abonnementmit aktivierten Compliance-Funktionen.

Anschließend füllen Sie diese Checklisten aus. Sie können jetzt ganz einfach die Methoden zum Exportieren eines Office 365-Postfachs in PST durchgehen.

Laden Sie Microsoft 365-E-Mails mit eDiscovery in PST herunter

Im Microsoft Purview Compliance-Portal gibt es eine Option für eDiscovery. Mit dieser Option können Sie Inhalte durchsuchen und diese anschließend exportieren. Es funktioniert jedoch nur unter den Betriebssystemen Windows 11, 10, 8 und 7. und Sie benötigen Microsoft .Net Framework 4.5 oder eine neuere Edition. Es gilt auch für den Edge-Browser und erfordert eine Genehmigung des Exchange Admin Center. Befolgen Sie anschließend die folgenden Schritte.

1. Melden Sie sich bei Ihrem Microsoft Office 365 anKonto mit globalen Administratoranmeldeinformationen. Klicken Sie aufAdminOption zum Starten des Microsoft 365 Admin Center.
   
2. Wählen Sie anschließendSicherheit und ComplianceOption untenExchange Admin Center.
   
3. Klicken Sie aufBerechtigungenOption zum Ziehen in den eDiscovery Manager, wie auf dem entsprechenden Bildschirm angezeigt.
   Aufmerksamkeit:Für den Zugriff auf alle eDiscovery-Funktionen ist es zwingend erforderlich, die Rolle „eDiscovery Manager“ zuzuweisen
   
4. Überprüfen Sie dieeDiscovery-ManagerOption. Klicken Sie anschließend aufBearbeitenSymbol zum Zuweisen wichtiger Rollen, die für die Discovery Management-Gruppe obligatorisch sind.
5. Standardmäßig ist dieRollengruppe zugewiesen istzu den genannten Rollen wie Compliance-Suche, Fallmanagement, Export, Zurückhalten, Vorschau, Überprüfung und RMS-Entschlüsselung.
6. Falls die Exportrolle fehlt, klicken Sie aufBearbeitenSchaltfläche zum Hinzufügen der Rollengruppe.
   
7. Danach klicken Sie weiterMehrRessourcen und öffnen Sie das Microsoft Purview Compliance Portal. Wählen Sie nunInhaltssuche >> Neue SucheOption.
   Aufmerksamkeit:Wenn Sie das „Inhaltssuche”-Option, dann stellen Sie sicher, dass Sie die erforderlichen eDiscovery-Berechtigungen erfolgreich festgelegt haben. Darüber hinaus, wenn Sie Änderungen vorgenommen habeneDiscovery-Berechtigungen. Die Reflexion kann bis zu 24 Stunden dauern.
   
8. Nach dem Klicken aufNeue SucheOption wird ein neuer Assistent angezeigt. Mit diesem Assistenten können Sie alle Komponenten der Inhaltssuchoptionen anpassen. Benutzer können den Suchnamen und die Beschreibung eingeben. Mit der Standortoption können Sie Postfachdaten angeben, die Sie exportieren möchten.
   
9. Danach wählen SieBedingungenund legen Sie Filter fest, um das Office 365-Postfach in PST eDiscovery zu exportieren.Stellen Sie die erforderlichen Filter einauf der Grundlage von Datum, Absender/Autor, Größe (in Bytes), Betreff/Titel, Aufbewahrungsetikett, Nachrichtenart, Teilnehmer, Typ, Empfangen, Empfänger, Absender, Gesendet, Betreff, An, Autor, Titel, Erstellt, Zuletzt geändert und Dateityp.
   
10. Nachdem Sie die gewünschten Filter eingestellt und angewendet haben, klicken Sie aufEinreichenKlicken Sie auf die Schaltfläche, um fortzufahren. Klicken Sie nun aufErledigtum das aktuelle Fenster zu schließen und mit der Suche zu beginnen.
11. Nun die SucheProzess läuftim Hintergrund. Benutzer können auf klickenSuchenOption zum Überprüfen des Suchstatus.
    
12. Klicken Sie aufAktionenKlicken Sie auf die Schaltfläche und wählen Sie die Option „Ergebnisse exportieren“, wie im folgenden Screenshot gezeigt.
    
13. UnterErgebnisse exportieren, wählen Sie die Ausgabeoption „Alle Elemente, einschließlich derjenigen, die ein nicht kategorisiertes Format haben, sind verschlüsselt oder würden aus anderen Gründen nicht enthalten sein.“ Klicken Sie anschließend aufExportTaste.
    
14. Klicken Sie anschließend aufExportKlicken Sie auf die Registerkarte und wählen Sie erneut „Suchen“, um zu überprüfen, ob der Status „Abgeschlossen“ ist oder nicht.
    
15. Sobald der Exportvorgang abgeschlossen ist, müssen Sie auf klickenErgebnis herunterladenTab. Vergessen Sie nicht, das zu kopierenEinzigartiger Schlüsselindem Sie auf klickenIn die Zwischenablage kopierenOption. Dies ist zwingend erforderlich, da im nächsten Schritt nach einem eindeutigen Exportschlüssel gefragt wird.
    
16. Nun, dieeDiscovery-Exporttoolstartet automatisch, nachdem Sie auf „Ergebnisse herunterladen“ geklickt haben. Sie werden aufgefordert, den Exportschlüssel einzufügen, der zum Herstellen einer Verbindung zur Quelle verwendet wird.DurchsuchenDer Zielpfad zum Speichern der resultierenden PST-Datei. Klicken Sie aufStartKlicken Sie auf die Schaltfläche, um das Postfach von Office 365 in PST herunterzuladen.
    

Wichtiger Hinweis

Das eDiscovery Export Tool unterstützt nur den Edge-Browser von Microsoft. Stellen Sie daher sicher, dass Sie versuchen, PST aus Office 365 mit Edge zu exportieren. Beim Ausfüllen des „Inhaltssuche” wie in besprochenSchritt 7.

Für Chrome und Firefox sind jedoch separate Browsererweiterungen verfügbar, die das eDiscovery Export Tool verwenden, ohne Fehler oder Warnungen zu melden.

• Für Mozilla Firefox:Breez ClickOnce
• Für Google Chrome:Cegid Peoplenet ClickOnce-Launcher

Die Verwendung dieser Methode ist einfacher, aber aufgrund einer unsachgemäßen Konfiguration kann es zu Fehlern kommen, z. B. dass das eDiscovery-Exporttool bei der Berechnung hängen bleibt, Sie die Anwendung am Ende nicht starten können oder das eDiscovery-Tool nicht über das Admin Center gestartet werden kann. Wenn dies der Fall ist, wählen Sie die nächste Methode zum Herunterladen Ihrer E-Mails in PST.

Exportieren Sie das Office 365-Postfach mit Desktop Outlook in PST

Benutzer können ihr Office 365-Konto einfach mit ihrem Desktop-Outlook verbinden und es dann im PST-Format exportieren. Diese Methode ist langwierig, daher haben wir sie in zwei Teile unterteilt.Erster TeilDer erste Schritt besteht darin, Ihr Konto mit Outlook zu verbinden.

1. LaufenMicrosoft Outlookauf Ihrem Computer, Laptop oder PC.
2. Wählen Sie anschließendDatei >> Konto hinzufügenOption zum Fortfahren.
3. Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse einund wählen Sie die erweiterten Optionen.
4. Aktivieren Sie das KontrollkästchenLassen Sie mich mein Konto manuell einrichtenund wählenVerbinden.
5. Danach wählen Sie ausPOP3als Kontotyp.
6. Geben Sie die POP3-Einstellungen eind. h. POP-Einstellungen, SMTP-Einstellungen, Portnummer usw.
7. Geben Sie Ihr Passwort einund wählenVerbindenweitermachen.

Teil 2: Office-PST-Datei aus Office 365 mit integrierter Funktion exportieren

1. Starten Sie zunächst MS Outlook und wählen SieDatei >> Öffnen und Exportieren >> Importieren/Exportieren.
2. Wählen Sie anschließendIn eine Datei exportierenund drücken Sie die TasteNächsteTaste.
3. WählenOutlook-Datendatei (.pst)und wählenNächsteweitermachen.
4. Überprüfen Sie dieerforderliche E-Mail-Ordnerexportieren und auf klickenNächsteTaste.
5. KlickenDurchsuchenUm den Zielpfad festzulegen, geben Sie den Dateinamen ein und wählen SieBeenden.
6. Schließlich, holen Sie sich die exportierte PST-DateiDatei aus dem ausgewählten Zielpfad.

Abgesehen von diesen beiden Methoden gibt es eine erweiterte Lösung, mit der Office 365-E-Mails in PST gesichert werden können. Die nächste Methode verwendet PowerShell. Schauen wir uns also an, wie es gemacht wird.

Speichern Sie das Microsoft 365-Postfach mit PowerShell in PST

Erstens können Sie Microsoft 365-E-Mails nicht direkt mit PowerShell in PST konvertieren. Sie können Ihr Konto jedoch mit dem Desktop-Outlook synchronisieren. Anschließend können Sie die Import-/Exportfunktion verwenden, um Ihre PST-Datei abzurufen. Außerdem gibt es keineGarantieob es klappt oder nicht. Wenn Sie es jedoch versuchen möchten, befolgen Sie die folgenden Schritte.

• Zuerst verbinden wir die PowerShell mit Ihrem Exchange Online.
  “$UserCredential = Get-Credential”
Connect-ExchangeOnline -UserPrincipalName -UserCredential $UserCredentialGeben Sie anstelle von Ihren tatsächlichen Hauptnamen ein.
• Mit Hilfe dieses Befehls konvertieren wir unser Postfach in PSTNew-MailboxExportRequest -Mailbox -FilePath\\Server\SharedFolder\mailbox.pst
• Um den Fortschritt zu verfolgen, verwenden Sie diesen BefehlGet-MailboxExportRequest
• Nachdem der Vorgang abgeschlossen ist, verwenden Sie den folgenden Befehl, um die Exportanforderung zu entfernen.Get-MailboxExportRequest | Remove-MailboxExportRequest

Hier finden Sie die manuellen Möglichkeiten zum Exportieren von Office 365-Postfächern in PST. Sie sind kostenlos, enthalten aber auch Probleme, die Ihnen viel Ärger bereiten können.

Schritte zum Exportieren des Office 365-Postfachs in PST

1. Startdas Werkzeugauf Ihrem Windows- und Mac-Computer. Klicken Sie dann auf die Option „Ich bin Administrator“.
   
2. Geben Sie Ihr Office 365-Benutzerkonto einGeben Sie Ihre E-Mail-Adresse in das entsprechende Feld ein und klicken Sie aufLoginTaste.
   
3. Danach wird es geöffnetOffizielles Login von MicrosoftFenster zur sicheren Anmeldung bei Ihrem O365-Konto. Hier,Geben Sie das erforderliche Passwort und die erforderlichen Details einund melden Sie sich an, um fortzufahren.
   
4. Sobald die Verbindung hergestellt ist, können Sie auf der linken Seite Ihre Daten abrufen. Klicken Sie auf die E-Mail undVorschauder Inhalt.
   
5. Wählen Sie nunPST (Personal Storage Table)als Speicheroption aus den aufgeführten Optionen.
   
6. Sie können die verwendenFilteroptionenum bestimmte E-Mails zu durchsuchen und zu exportieren.
   
7. Drücken Sie die TasteÄndernKlicken Sie auf die Schaltfläche, um je nach Wunsch einen anderen Zielpfad zu durchsuchen. Klicken Sie abschließend auf die Option „Sichern“.
   

Die Software konvertiert nicht nur Ihre E-Mails, sondern bietet auch verschiedene Funktionen, die Ihnen helfen können.

Regelmäßig gestellte Benutzerfragen

Frage 1: Wie kann ich Exchange Online-Daten in PST exportieren?
Antwort:Dazu müssen Sie zunächst Ihr Konto mit dem Desktop-Outlook verbinden. Anschließend können Sie sie mithilfe der Option „Importieren/Exportieren“ in der PST-Datei speichern.

Frage 2: Kann ich eine PST-Datei aus Office 365 Online erstellen?
Antwort: Ja,Mit Hilfe der Outlook-Desktopanwendung können Benutzer ganz einfach eine PST-Datei aus Office 365 erstellen.

Frage 3: Unterstützt Office 365 PST-Dateien?
Antwort: Nein,Microsoft 365 unterstützt keine PST-Dateien.

Um zusammenzufassen

Viele Benutzer haben möglicherweise Probleme beim Speichern von Office 365-Daten in der PST-Datei. Aber nachdem ich diesen Artikel gelesen habe. Jetzt können Sie Office 365-Postfächer ganz einfach in PST-Dateien exportieren. Hier haben wir vier verschiedene Möglichkeiten zum Konvertieren Ihrer E-Mails bereitgestellt. Wenn Sie diese ordnungsgemäß befolgen, erhalten Sie die PST-Datei mit Microsoft 365. Darüber hinaus haben wir Ihnen auch die Gründe für die Sicherung Ihrer Daten erklärt. Deshalb erhalten Sie hier alle Antworten auf Ihre Zweifel, also lesen Sie den Leitfaden bis zum Ende.