Att separera namn i Excel kan verka som en skrämmande uppgift, men det är faktiskt ganska enkelt när du väl får kläm på det. Oavsett om du arbetar med en lista med fullständiga namn och behöver dela upp dem i för- och efternamn eller om du försöker organisera data för ett projekt, har Excel inbyggda verktyg som hjälper dig att göra detta med lätthet. Med bara några få steg kan du förvandla din data och få den att fungera för dig.
Innan vi dyker in i stegen, låt oss förstå vad vi försöker uppnå. Vi vill ta en kolumn med fullständiga namn och dela upp den i två separata kolumner: en för förnamn och en för efternamn. Detta är användbart för att sortera, filtrera eller analysera dina data mer effektivt.
Läs mer:Hur man separerar siffror från text i Excel: En steg-för-steg-guide
Steg 1: Välj kolumnen med namnen
Först till kvarn, klicka på kolumnen som innehåller de namn du vill separera. Se till att du markerar hela kolumnen genom att klicka på bokstaven högst upp.
Att välja rätt kolumn är avgörande. Om du har flera kolumner med olika typer av data, se till att bara välja den med de namn du behöver dela. Detta kommer att säkerställa att övriga uppgifter förblir oförändrade.
Steg 2: Gå till fliken Data och klicka på "Text till kolumner"
När du har valt kolumnen, navigera till fliken Data på Excel-bandet och leta efter knappen "Text till kolumner". Klicka på den för att öppna guiden som guidar dig genom processen.
Funktionen "Text till kolumner" är ett kraftfullt verktyg i Excel som låter dig dela text baserat på en avgränsare, vilket är ett fint ord för ett tecken som separerar dina data, som ett mellanslag eller ett kommatecken.
Steg 3: Välj "Avgränsad" och klicka på "Nästa"
I guiden kommer du att bli tillfrågad om din data är "Avgränsad" eller "Fast bredd". Välj "Avgränsad" eftersom vi separerar namn baserat på ett mellanslag mellan dem. Klicka sedan på "Nästa".
"Avgränsad" betyder att din data är separerad av ett specifikt tecken, som ett mellanslag, kommatecken eller tabb. I vårt fall är det mellanrummet mellan förnamn och efternamn.
Steg 4: Markera rutan för "Space" och klicka på "Nästa"
Nu kommer du att se olika alternativ för avgränsare. Markera rutan för "Space" eftersom det är det som skiljer namnen i vår kolumn. Om det finns extra utrymmen, se till att markera alternativet "Behandla på varandra följande avgränsare som ett". Klicka sedan på "Nästa".
Se till att du bara kontrollerar den avgränsare som gäller för dina data. Om du markerar fel ruta kan det sluta med att du delar upp din data felaktigt.
Steg 5: Välj destination för de separerade namnen och klicka på "Slutför"
Slutligen väljer du var du vill att de nya kolumnerna med separerade namn ska visas. Du kan välja att skriva över befintlig data eller placera de separerade namnen i en annan kolumn. När du har gjort ditt val klickar du på "Slutför".
Att välja resmål är viktigt. Om du inte vill tappa de ursprungliga fullständiga namnen, se till att välja en annan plats för delade data.
När du har slutfört dessa steg har du två nya kolumner: en med förnamn och en med efternamn. Din data är nu mer tillgänglig och lättare att arbeta med för vilken uppgift du än har till hands.
Tips för att separera namn i Excel
- Se till att dina data är konsekventa innan du delar upp. Inkonsekvent mellanrum eller användning av kommatecken kan leda till fel.
- Om namn har mellaninitialer eller flera efternamn, överväg att använda ytterligare avgränsare.
- Använd alternativet "Behandla på varandra följande avgränsare som en" om det finns extra mellanslag i din data.
- Kontrollera förhandsgranskningsfönstret i guiden "Text till kolumner" för att säkerställa att dina data delas upp korrekt.
- Kom ihåg att spara din arbetsbok efter att ha delat upp namn, så att du inte förlorar dina ändringar.
Vanliga frågor
Vad händer om jag har mellannamn eller initialer inkluderade?
Om dina namn innehåller mellannamn eller initialer måste du lägga till ett extra steg. Efter att ha delat upp för- och efternamnen kan du upprepa processen för att separera mellannamnen eller initialerna i en annan kolumn.
Kan jag dela upp namn med flera efternamn?
Ja, du kan dela upp namn med flera efternamn genom att använda ytterligare avgränsare. Till exempel, om efternamnen är åtskilda av ett bindestreck, skulle du markera rutan "Bestreck" i avsnittet avgränsare.
Vad ska jag göra om min data har kommatecken istället för blanksteg?
Om din data använder kommatecken för att separera namn, välj helt enkelt "Komma" som avgränsare istället för "Mellanslag" i steg 4.
Hur kan jag kombinera namn igen efter att ha separerat dem?
För att kombinera namn kan du använda CONCATENATE-funktionen eller operatorn '&'. Till exempel kommer =A1 & ” ” & B1 att kombinera förnamnet i A1 med efternamnet i B1 och lägga till ett mellanslag däremellan.
Kan jag dela upp namn i fler än två kolumner?
Absolut! Du kan dela upp namn i så många kolumner som du behöver genom att upprepa "Text till kolumner"-processen och välja olika avgränsare för varje steg.
Sammanfattning
- Välj kolumnen med namnen.
- Gå till fliken Data och klicka på "Text till kolumner".
- Välj "Avgränsad" och klicka på "Nästa".
- Markera "Mellanslag" som avgränsare och klicka på "Nästa".
- Välj destination och klicka på "Slutför".
Slutsats
Excel är ett mångsidigt verktyg som kan göra det enkelt att hantera och organisera data, och att veta hur man separerar namn i Excel är en praktisk färdighet som kan spara tid och krångel. Oavsett om du är en erfaren Excel-användare eller precis har börjat, kommer dessa enkla steg att hjälpa dig dela upp namn med lätthet. Kom ihåg att nyckeln till framgång med Excel är experiment och övning, så var inte rädd för att prova olika tillvägagångssätt och hitta det som fungerar bäst för dig. Fortsätt utforska, fortsätt lära dig, och innan du vet ordet av är du ett Excel-proffs!