Att korsrefera två listor i Excel kan verka som en skrämmande uppgift, men det är faktiskt enkelt när du väl känner till stegen. Den här processen låter dig jämföra två listor för att se vilka objekt som visas i båda, vilket kan vara otroligt användbart för en mängd olika uppgifter. Med bara några enkla steg kan du snabbt och effektivt korsrefera din data för att få de insikter du behöver.
Steg-för-steg-handledning: Hur man refererar till två listor i Excel
Innan vi dyker in i steg-för-steg-processen, låt oss förstå vad vi försöker uppnå. Korsreferenser mellan två listor hjälper dig att identifiera matchningar eller skillnader mellan listorna, vilket kan vara mycket praktiskt för dataanalys, lagerhantering eller till och med bara hålla reda på dina personliga samlingar.
Steg 1: Konfigurera din Excel-arbetsbok
Förbered två listor i Excel som du vill korsrefera.
Att ha två listor redo i din Excel-arbetsbok är avgörande. Se till att varje lista finns i sin egen kolumn och att de är justerade så att data du vill jämföra ligger bredvid varandra. Det är också bra att ha rubriker för varje lista för tydlighetens skull.
Steg 2: Använd MATCH-funktionen
Ange MATCH-funktionen i en ny kolumn bredvid en av listorna.
MATCH-funktionen i Excel söker efter ett specificerat objekt i ett cellintervall och returnerar sedan objektets relativa position. För att använda den här funktionen för att korsrefera dina listor, vill du skriva in formeln där du vill att dina resultat ska visas. Det kommer att se ut ungefär så här: =MATCH(A2, B:B, 0). Den här formeln söker efter värdet i cell A2 i kolumn B.
Steg 3: Kopiera formeln ner
Dra formeln nedåt för att tillämpa den på hela listan.
När du har ställt in din MATCH-funktion måste du kopiera den ner i kolumnen så att den gäller för alla objekt i din lista. Du kan göra detta genom att klicka på den lilla kvadraten i det nedre högra hörnet av cellen med formeln och dra den nedåt.
Steg 4: Analysera resultaten
Undersök resultaten för att identifiera matchningar och skillnader.
När du har tillämpat MATCH-funktionen på din lista kommer du att se antingen siffror eller fel. Siffror anger positionen i den andra listan där matchningen hittades, medan fel (vanligtvis #N/A) betyder att det inte fanns någon matchning. Denna information gör att du snabbt kan se vilka objekt som visas på båda listorna.
Steg 5: Använd villkorlig formatering (valfritt)
Använd villkorlig formatering för att markera matchningarna eller skillnaderna.
Om du vill göra dina resultat ännu tydligare kan du använda Excels funktion för villkorlig formatering. Detta gör att du kan ställa in regler – till exempel för att markera celler där en matchning har hittats – som kan göra dina korsreferensdata mycket lättare att läsa med en blick.
När du har slutfört dessa steg kommer du att kunna se vilka objekt från din första lista som visas i den andra listan och vilka som inte gör det. Detta kan hjälpa dig att fatta beslut baserat på data, till exempel vilka artiklar som behöver fyllas på eller vilka uppgifter som redan har slutförts.
Tips för korsreferenser till två listor i Excel
- Se till att dina listor är rena och fria från dubbletter innan du börjar korshänvisa; detta ger dig de mest exakta resultaten.
- Om du har en stor datamängd, överväg att sortera båda listorna i alfabetisk ordning innan du startar korsreferensprocessen för att göra det lättare att hantera.
- Använd IFERROR-funktionen med MATCH-funktionen för att göra resultaten mer läsbara (t.ex. =IFERROR(MATCH(A2, B:B, 0), "Ingen matchning")).
- Kom ihåg att MATCH-funktionen är skiftlägeskänslig, så se till att dina data är konsekventa när det gäller versaler.
- Om du behöver korsrefera mer än två listor, överväg att använda funktionerna VLOOKUP eller INDEX och MATCH för mer avancerade jämförelser.
Vanliga frågor
Vad händer om jag får ett #N/A-fel?
Det betyder att objektet från din första lista inte finns i den andra listan.
Kan jag använda den här metoden för att jämföra mer än två listor?
Ja, men för mer än två listor kanske du vill använda funktionerna VLOOKUP eller INDEX och MATCH, som är mer lämpade för komplexa jämförelser.
Spelar ordningen på listorna någon roll?
Det är bäst att ha listan du söker från som den första listan, men du kan justera MATCH-funktionen därefter om de är i en annan ordning.
Finns det något sätt att markera matcherna automatiskt?
Ja, genom att använda villkorlig formatering kan du ställa in regler för att automatiskt markera matchningar eller skillnader i dina listor.
Kan jag använda den här metoden för text och siffror?
Absolut, MATCH-funktionen fungerar med både text och siffror, se bara till att data formateras konsekvent.
Sammanfattning
- Konfigurera din Excel-arbetsbok med de två listorna.
- Använd MATCH-funktionen.
- Kopiera formeln ner över listan.
- Analysera resultaten för matcher och skillnader.
- (Valfritt) Använd villkorlig formatering för att markera resultat.
Slutsats
Att korsrefera två listor i Excel är en kraftfull färdighet att ha i din arsenal, oavsett om du är en dataanalytiker, en lagerförvaltare eller bara någon som gillar att hålla saker organiserade. De steg som beskrivs ovan ger en enkel metod för att jämföra data, och med lite övning kommer det att bli en annan natur. Kom ihåg att nyckeln till framgångsrik korsreferens är att förbereda dina listor och förstå hur man manipulerar Excels funktioner för att få de resultat du behöver. Om du fortfarande är sugen på mer Excel-kunskap efter att ha bemästrat hur du korsreferenser två listor i Excel, finns det massor av resurser där ute som hjälper dig att fortsätta din inlärningsresa. Glad korsreferens!
Mer läsning:Hur man hittar en cirkulär referens i Excel: En steg-för-steg-guide