Utskriftsfletting i MS Word er et kraftig verktøy som lar deg lage flere dokumenter samtidig ved å kombinere en enkelt dokumentmal med en datakilde. Det er flott for å sende ut personlige brev, etiketter eller til og med e-poster til en stor gruppe mottakere. Slik gjør du det raskt: Åpne MS Word, gå til kategorien «Utsendelser», velg «Start utskriftsfletting», og velg typen dokument du vil lage. Koble deretter til datakilden ved å velge "Velg mottakere", og sett inn flettefelt der du vil at personlig tilpassede data skal vises. Til slutt, forhåndsvis og fullfør sammenslåingen.
Trinn for trinn veiledning om hvordan du gjør en utskriftsfletting i MS Word
Før du dykker ned i det tøffe, la oss forstå hva disse trinnene vil oppnå. Vi skal lage et personlig sett med dokumenter, som automatisk fylles ut med data fra en kilde som et Excel-regneark. Dette er flott for å spare tid og sikre konsistens på tvers av flere dokumenter.
Trinn 1: Åpne MS Word og velg kategorien "Utsendelser".
Åpne MS Word-applikasjonen din, og finn kategorien "Mailings" på båndet. Dette er kommandosenteret ditt for å starte en utskriftsfletting.
"E-postutsendelser"-fanen inneholder alle verktøyene du trenger for å lage en utskriftsfletting. Den er praktisk plassert på båndet for enkel tilgang.
Trinn 2: Klikk på "Start Mail Merge"
Når du er i kategorien "E-postutsendelser", klikker du på "Start sammenslåing". En rullegardinmeny vil dukke opp, som tilbyr flere alternativer for typen dokument du vil lage.
Å velge riktig dokumenttype er avgjørende fordi det bestemmer utformingen av de ferdige dokumentene dine. Alternativer inkluderer brev, e-post, konvolutter, etiketter og katalog.
Trinn 3: Velg dokumenttype
Fra rullegardinmenyen velger du typen dokument du vil opprette. Hvis du for eksempel sender ut personlige brev, klikker du på "Brev".
Ved å velge "Brev" vil du sette opp Word-dokumentet ditt i et standard bokstavformat, som du deretter kan tilpasse ytterligere.
Trinn 4: Koble til datakilden din ved å klikke "Velg mottakere"
For å tilpasse dokumentene dine trenger du data. Klikk "Velg mottakere" for å koble til datakilden din, som kan være et Excel-regneark, en database eller til og med Outlook-kontaktene dine.
Dette trinnet er avgjørende for en vellykket utskriftsfletting. Sørg for at datakilden er organisert, med kolonner for hver del av informasjonen du vil inkludere i sammenslåingen (som navn, adresser osv.).
Trinn 5: Sett inn flettefelt i dokumentet
Nå er det på tide å legge til plassholdere for dataene dine. Klikk på "Sett inn sammenslåingsfelt" og velg et felt fra datakilden din. Dette vil fortelle Word hvor dataene skal plasseres i dokumentet.
Du kan for eksempel sette inn et flettefelt for "Fornavn" der du vil at mottakerens fornavn skal vises. Gjør dette der du vil at personlig tilpassede data skal vises.
Trinn 6: Forhåndsvis dokumentene dine
Før du fullfører sammenslåingen, klikk på "Forhåndsvis resultater". Dette vil vise deg hvordan dokumentene vil se ut med de faktiske dataene satt inn.
Forhåndsvisning er et kritisk trinn for å fange opp eventuelle feil eller formateringsproblemer før du fullfører sammenslåingen. Det er mye enklere å gjøre endringer nå enn etter å ha fullført sammenslåingen.
Trinn 7: Fullfør sammenslåingen
Hvis alt ser bra ut, klikk "Fullfør og slå sammen". Du kan deretter velge å redigere individuelle dokumenter, skrive dem ut eller sende dem via e-post.
Les mer:Hvordan slå sammen celle i Word: En trinn-for-trinn-veiledning
Ved å klikke "Fullfør og slå sammen" opprettes de endelige dokumentene. Herfra kan du bestemme hva du skal gjøre med dem, enten det er å skrive ut eller sende dem elektronisk.
Etter å ha fullført utskriftsflettingen, har du et sett med personlige dokumenter klare til bruk. Dette kan spare deg for en enorm mengde tid og krefter, spesielt hvis du har å gjøre med et stort antall mottakere.
Tips for en vellykket utskriftsfletting i MS Word
- Sørg for at datakilden din er godt organisert, med tydelige kolonneoverskrifter for hver del av informasjonen.
- Bruk funksjonen "Samsvar felt" for å sikre at Word forstår hvilke kolonner i datakilden som tilsvarer hvilke flettefelt i dokumentet ditt.
- Forhåndsvis alltid dokumentene dine før du fullfører sammenslåingen for å fange opp eventuelle feil eller formateringsproblemer.
- Lagre dokumentmalen for fremtidig bruk. Dette vil spare deg for tid hvis du trenger å gjøre en lignende utskriftsfletting i fremtiden.
- Hvis du sender e-post, sørg for at du har en fungerende e-postklient satt opp på datamaskinen din som Word kan bruke til å sende meldingene.
Ofte stilte spørsmål
Hva er en datakilde i en utskriftsfletting?
En datakilde er en fil som inneholder informasjonen du ønsker å flette inn i dokumentet ditt. Det er vanligvis et Excel-regneark eller en database med kolonner for hver del av data.
Kan jeg bruke utskriftsfletting til å sende e-post?
Ja, du kan bruke utskriftsfletting til å sende personlig tilpassede e-poster direkte fra MS Word. Bare velg "E-postmeldinger" som dokumenttype i trinn 3.
Hva om jeg må bruke forskjellige datakilder?
Du kan bytte datakilder når som helst ved å gå tilbake til "Velg mottakere" og velge en ny kilde. Bare sørg for at den nye kilden har lignende kolonneoverskrifter.
Kan jeg lagre utskriftsflettingsdokumentet mitt for senere bruk?
Absolutt! Det er en god idé å lagre utskriftsflettingsmalen din slik at du kan bruke den på nytt senere uten å måtte sette opp flettefeltene på nytt.
Hvordan formaterer jeg datakilden min riktig?
Datakilden din bør ha klare, konsistente kolonneoverskrifter, og hver rad skal representere en unik mottaker. Pass på at det ikke er tomme rader eller kolonner.
Sammendrag
- Åpne MS Word og velg "Mailings"-fanen.
- Klikk på "Start utskriftsfletting".
- Velg dokumenttype.
- Koble til datakilden din ved å klikke på "Velg mottakere".
- Sett inn flettefelt i dokumentet.
- Forhåndsvis dokumentene dine.
- Fullfør sammenslåingen.
Konklusjon
Utskriftsfletting i MS Word er en game-changer når det gjelder å lage personlige dokumenter for en stor gruppe mennesker. Enten du er en erfaren proff eller nybegynner, vil det å følge trinnene som er skissert i denne veiledningen sikre en jevn prosess fra start til slutt. Fra å sette opp dokumentmalen til forhåndsvisning av det ferdige produktet, er hvert trinn avgjørende for å oppnå de profesjonelle resultatene du ønsker.
Husk at nøkkelen til en vellykket utskriftsfletting er forberedelse. Sørg for at datakilden din er godt strukturert og at dokumentmalen er klar til å motta informasjonen. Med litt trening vil du kunne lage tilpassede brev, etiketter eller e-poster på kort tid.
Hvis du ønsker å spare tid og imponere mottakerne med personlig kommunikasjon, er det et must å mestre e-postfletting i MS Word. Så hvorfor ikke prøve det? Du finner kanskje bare ut at det er enklere enn du tror! Og hvem vet, kanskje det vil åpne opp en helt ny verden av effektivitet for deg. Glad sammenslåing!