Wenn jemand Ihre Organisation verlässt, möchten Sie möglicherweise, dass sein Postfach für andere zugänglich bleibt. Um das Postfach eines Benutzers aktiv zu halten, ist normalerweise eine Exchange Online-Lizenz erforderlich. Wenn Sie es jedoch in Microsoft 365 in ein freigegebenes Postfach umwandeln, benötigen Sie diese nicht. Nach dieser Konvertierung bleiben alle Ihre vorhandenen Kalender und E-Mails erhalten; Die einzige Änderung besteht darin, dass es für mehrere Personen sichtbar wird. In diesem Artikel werden wir diskutierenSo konvertieren Sie Office 365 in ein gemeinsames Postfach, was es Ihrem Team erleichtert, effektiv zusammenzuarbeiten.
Teil 1. Warum Office 365 in ein gemeinsames Postfach umwandeln? Was sind die Vorteile?
Es fördert Teamarbeit und Bequemlichkeit. Ein freigegebenes Postfach ermöglicht einem oder mehreren Benutzern den Zugriff darauf. Dies ist besonders nützlich, wenn jemand die Organisation verlässt und andere seine Aufgaben übernehmen müssen. Geteilte Postfächer können bei Bedarf auch wieder in individuelle Benutzerpostfächer umgewandelt werden. Hier sind einige Vorteile der Umstellung von Office 365 auf ein gemeinsames Postfach.
1.1 Die Konvertierung von Office 365 in ein gemeinsames Postfach erleichtert die Zusammenarbeit
Gemeinsame Postfächer ermöglichen mehreren Benutzern den Zugriff und die Verwaltung von E-Mails.Förderung der Zusammenarbeitinnerhalb eines Teams.
Teams oder Abteilungen können über einen gemeinsamen Posteingang verfügen, um sicherzustellen, dass alle Mitglieder Zugriff auf dieselben E-Mails haben.
1.2 Konvertieren Sie Office 365 in ein gemeinsames Postfach für eine effiziente Ressourcenverwaltung
Auf freigegebene Postfächer kann von mehreren Benutzern zugegriffen werdenohne dass für jeden ein separater Login erforderlich ist, was den Zugriff auf gemeinsam genutzte Ressourcen vereinfacht.
Geteilte Postfächer sind nützlich fürtemporäre Teamsodergemeinsame Anstrengungenwo ein dediziertes Postfach nicht erforderlich ist.
Abteilungen wie Kundensupport oder Vertrieb, die einen gemeinsamen Zugriff auf bestimmte E-Mails benötigen, können von gemeinsamen Postfächern profitieren.
Wenn jemand eine Organisation verlässt, wird sein Postfach in ein gemeinsames Postfach umgewandeltermöglicht den weiteren Zugriffauf ihre E-Mails von Kollegen.
Teil 2. Wie konvertiert man Office 365 in ein freigegebenes Postfach?
Verwenden von Office 365 Admin Center zum Konvertieren von Office 365-Postfächern in freigegebene Postfächer
Melden Sie sich beim Office 365 Admin Center an
Gehe zumAdmin-Centerund auswählenAustausch
Wählen Sie die ausEmpfängerOption
Klicken Sie aufPostfächer, um eine Liste der Benutzerpostfächer anzuzeigen
Wählen Sie das Benutzerpostfach aus, das Sie in ein freigegebenes Postfach umwandeln möchten
Klicken Sie aufIn freigegebenes Postfach konvertierenOption.
Bestätigen Sie die Konvertierung. Beachten Sie, dass der Benutzer seine Lizenz, aber seine Postfachdaten verliertwird beibehalten
Verwenden des Exchange Admin Centers zum Konvertieren von Office 365 in ein freigegebenes Postfach
Öffnen Sie einen Webbrowser, umadmin.microsoft.com
Melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten an
Wählen Sie die ausExchange Admin Center
KlickenPostfächer
KlickenPostfächer
Sie können die Lizenz entfernen, wenn das Postfach kleiner ist als50 GB
Verwenden von PowerShell (für fortgeschrittene Benutzer) zum Konvertieren von Office 365 in ein freigegebenes Postfach
Wenn Sie lieber verwenden möchtenPowerShellkönnen Sie die Konvertierung mit den folgenden Schritten durchführen:
Öffnen Sie die PowerShell-Konsole auf Ihrem Computer
Führen Sie den folgenden Befehl aus, um eine Verbindung zu Office 365 herzustellen
Ersetzen[email protected]> mit Ihrem Administratorkonto
Verwenden Sie den folgenden Befehl, um ein Benutzerpostfach in ein freigegebenes Postfach umzuwandeln
Ersetzen<UserMailbox> mit demDas Postfach des tatsächlichen BenutzersSie konvertieren möchten
Sie können die Konvertierung überprüfen, indem Sie Folgendes ausführen:
Es sollte angezeigt werdenSharedMailbox.
Beachten Sie, dass zum Ausführen dieser Aktionen Administratorrechte erforderlich sind. Vergessen Sie gleichzeitig nicht, wichtige Daten zu sichern, bevor Sie Änderungen vornehmen.
Teil 3. FAQs zu Office 365: Konvertieren von Postfächern in freigegebene Postfächer
3.1 Was ist der Unterschied zwischen einem Office 365-Postfach und einem freigegebenen Postfach?
Ein Office 365-Postfach ist für einzelne Benutzer gedacht und erfordert eine persönliche Lizenz, während ein freigegebenes Postfach für Teamarbeit gedacht ist und keine zusätzliche Lizenz benötigt. Im Gegensatz zu privaten Office 365-Postfächern fördern gemeinsame Postfächer den Gruppenzugriff und die Transparenz und eignen sich hervorragend für gemeinsame Aufgaben. Geteilte Postfächer bleiben auch dann zugänglich, wenn der Ersteller sie verlässt, wodurch die Kontinuität gemeinsamer Informationen sichergestellt wird. Die Unterschiede in Zweck, Zugriff und Speicherkapazität helfen Unternehmen bei der Auswahl des richtigen Postfachs basierend auf ihren Anforderungen an die Zusammenarbeit.
3.2 Was passiert, wenn Sie ein Postfach in ein freigegebenes Postfach umwandeln?
Wenn Sie das Postfach eines Benutzers in ein freigegebenes Postfach umwandeln, bleiben alle vorhandenen E-Mails und Kalender erhalten, sind aber für alle Benutzer mit delegiertem Zugriff auf das Postfach zugänglich.
Teil4. Wie kann ich gelöschte E-Mails aus Office 365 oder einem freigegebenen Postfach wiederherstellen?
Wenn Sie versehentlich wichtige E-Mails löschen, empfehlen wir Ihnen dringend, das Datenwiederherstellungstool AnyRecover zu verwenden.Anyrecoverist bestrebt, Benutzern dabei zu helfen, ihre Daten schnell wiederherzustellen. Mit AnyRecover sind Ihre Daten sicher wieder bei Ihnen.
Nach dem StartAnyrecover, können Sie „PC- und Festplatten-Datenwiederherstellung“ direkt auf der Hauptoberfläche oder in der oberen Navigationsleiste auswählen und aufrufen.
Schritt 1: Wählen Sie einen Standort aus
Nachdem Sie auf „PC- und Festplatten-Datenwiederherstellung“ geklickt haben, wählen Sie bitte den Pfad aus, in dem Sie die Daten wiederherstellen möchten, und das Programm beginnt mit dem Scannen der Partition.
Wenn Sie die Partition, auf der Sie Daten wiederherstellen möchten, nicht über die Schnittstelle finden können:
Sie können versuchen, es zu scannenStandort kann nicht gefunden werden. Hier werden alle Ihre Festplatten und Partitionen angezeigt, und Sie können hier auch einen vollständigen Festplattenscan durchführen.
Schritt 2: Den ausgewählten Standort scannen
Die Scanmethoden umfassen Schnellscannen und Tiefenscannen, und die beiden Scanmethoden werden nacheinander ausgeführt. Die Scanzeit hängt von der Größe Ihrer Partition und der Anzahl der Dateien ab.
Sie können auch die verwendensuchen und filternFunktionen, um die Dateien, die Sie wiederherstellen möchten, schneller zu finden.
Schritt 3: Vorschau und Wiederherstellung verlorener Dateien
Wenn der Scanvorgang abgeschlossen ist, werden alle Dateien übersichtlich aufgelistet. AnyRecover ermöglicht es IhnenVorschau der Dateien anzeigenund sie selektiv wiederzugewinnen; Die wiederhergestellten Dateien behalten ihre ursprüngliche Qualität.
Doppelklicken Sie auf eine Datei und es erscheint ein Popup-Fenster, in dem Sie eine Vorschau des Inhalts anzeigen können. AnyRecover unterstützt die Vorschau von Bildern und Dokumenten wie PDF-Dateien, Word-Dateien und Excel-Arbeitsmappen. Wenn dies die Datei ist, die Sie benötigen, klicken Sie auf die Schaltfläche „Wiederherstellen“.
Notiz:
Speichern Sie die wiederhergestellten Dateien NICHT an dem Ort, an dem Sie sie verloren haben
Daten.
Abschluss
Zusammenfassend lässt sich sagen, dass sowohl Office 365 als auch das gemeinsame Postfach einzigartige Funktionen und Vorteile haben. Im Vergleich zu einem privaten Posteingang eignet sich ein gemeinsames Postfach besser für Arbeitsteams. Es ermöglicht allen Mitgliedern eines Teams, E-Mails von derselben Adresse zu senden und zu empfangen. Offensichtlich ist es eine gute Wahl für Unternehmen, die Teamarbeit fördern möchten, denn es bietet eine flexible und effiziente Lösung für Menschen, die an verschiedenen Projekten zusammenarbeiten. Darüber hinaus können Sie Ihr freigegebenes Postfach bei Bedarf in Zukunft wieder in ein privates Postfach umwandeln. Und denken Sie daran, wenn Sie versehentlich Ihre E-Mails verlieren, verwenden SieAnyrecoverum sie zurückzubekommen!
Siehe auch:Wie entferne ich Copilot aus Ihrem Microsoft 365-Plan?