Att byta för- och efternamn i Excel kan vara lite knepigt om du inte är bekant med programmets funktioner. Men oroa dig inte, det är inte så komplicerat som det verkar! I huvudsak kommer du att använda en kombination av Excels inbyggda funktioner för att dela upp namnen, vända dem sedan och slutligen sätta ihop dem igen. Med några enkla steg kan du byta namn på nolltid.
Steg för steg handledning: Byta för- och efternamn i Excel
Innan vi går in i stegen, låt oss förstå vad vi försöker uppnå här. Vi vill ta en lista över namn som är i formatet "Först sist" och växla dem till "Sista, först". Detta är särskilt användbart för att organisera data på ett sätt som är mer läsbart eller överensstämmer med vissa standarder.
Steg 1: Välj cellerna som innehåller namnen
Markera cellerna i Excel som innehåller de namn du vill byta.
När du markerar celler, se till att bara markera de med de namn du vill byta. Om du markerar för många celler kan du få onödiga tomma kolumner.
Steg 2: Använd funktionen "Text till kolumner".
Med cellerna markerade, gå till fliken Data och klicka på "Text till kolumner".
"Text till kolumner" är ett kraftfullt verktyg i Excel som låter dig dela upp innehållet i en cell baserat på en specifik avgränsare, till exempel mellanslag, kommatecken eller något annat tecken du anger.
Steg 3: Välj "Avgränsad" och klicka på "Nästa"
I guiden "Text till kolumner", välj alternativet "Avgränsad" och klicka sedan på "Nästa".
"Avgränsad" betyder att innehållet i cellen kommer att delas vid varje förekomst av avgränsaren du väljer, vilket i det här fallet kommer att vara mellanrummet mellan för- och efternamn.
Steg 4: Ställ in avgränsaren som "Mellanslag"
Markera rutan för "Mellanslag" som avgränsare och avmarkera alla andra alternativ, klicka sedan på "Nästa".
Var noga med att välja rätt avgränsare. Om du väljer fel kommer namnen inte att delas upp korrekt. Om namnen har mellaninitialer kan du behöva vidta ytterligare åtgärder för att hantera dessa.
Steg 5: Avsluta guiden "Text till kolumner".
Klicka på "Slutför" för att utföra uppdelningen.
När du klickar på "Slutför" kommer Excel att dela upp för- och efternamnen i separata kolumner.
När du har slutfört stegen ovan kommer dina för- och efternamn att finnas i separata kolumner. Därifrån kan du helt enkelt ordna om kolumnerna efter behov så att efternamnet visas först, följt av ett kommatecken och sedan förnamnet. Du kan också behöva använda sammanlänkningsfunktionen för att sammanfoga efternamnet och förnamnet tillbaka till en enda cell om det behövs.
Tips för att byta för- och efternamn i Excel
- Säkerhetskopiera alltid dina data innan du gör några ändringar i Excel. Du vill inte förlora din ursprungliga data om något går fel.
- Om du har mellannamn eller initialer inkluderade kan du behöva justera dina steg för att ta emot dessa extra uppgifter.
- Använd operatorn "CONCATENATE" eller "&" för att sammanfoga efter- och förnamnen igen om det behövs.
- Överväg att använda "Trim"-funktionen för att ta bort eventuella extra mellanslag som kan dyka upp efter att ha använt "Text till kolumner".
- Öva på en exempeldatauppsättning innan du tillämpar ändringarna på din faktiska data för att säkerställa att allt går smidigt.
Vanliga frågor
Vad händer om mina namn har mellaninitialer eller andra efternamn?
Om namnen du arbetar med har mellaninitialer eller andra efternamn, måste du justera dina avgränsningsinställningar i guiden "Text till kolumner" för att ta hänsyn till dessa.
Kan jag ångra ändringarna efter att ha bytt namn?
Ja, du kan ångra ändringarna genom att trycka på Ctrl + Z eller genom att använda knappen "Ångra" i Excel. Det är dock alltid bra att säkerhetskopiera dina data innan du gör några ändringar.
Finns det något sätt att automatisera den här processen om jag har en stor lista med namn?
För en stor lista med namn kan du skapa en formel med Excel-funktioner som LEFT, RIGHT, MID, FIND och LEN för att automatisera processen. Alternativt kan du använda makron för att automatisera repetitiva uppgifter.
Kan jag byta namn tillbaka till originalformatet efter att ha ordnat om dem?
Ja, du kan byta tillbaka namnen till originalformatet genom att vända på stegen du tog för att ordna om dem.
SLÄKT:Hur man byter tum till pixlar i Excel: En steg-för-steg-guide
Vad händer om jag av misstag slår samman namnen till en cell?
Om du av misstag slår samman namnen till en cell kan du använda funktionen "Text till kolumner" igen för att separera dem, eller använda Excels inbyggda funktioner för att dela upp dem.
Sammanfattning
- Markera cellerna med namnen.
- Använd "Text till kolumner".
- Välj "Avgränsad".
- Ställ in avgränsare som "Mellanslag".
- Avsluta guiden.
Slutsats
Att byta för- och efternamn i Excel kan verka skrämmande till en början, men när du väl får kläm på det är det en bris. Kom bara ihåg att nyckeln är att dela upp namnen med funktionen "Text till kolumner", ordna om dem och sedan sätta ihop dem igen om det behövs. Och glöm inte dessa tips – de kan vara riktiga livräddare, särskilt om du har att göra med en stor datauppsättning eller namn med extra komponenter som mellaninitialer.
Med stegen som beskrivs i den här artikeln behöver du aldrig klippa ut, klistra in och skriva om namn manuellt igen. Excels kraftfulla funktioner gör allt det tunga arbetet åt dig, sparar tid och minskar risken för fel. Nu när du vet hur du byter för- och efternamn i Excel, är du väl rustad att hantera alla namnlistor som kommer i din väg. Glad dataorganisering!