Att skapa automatiska svar i Outlook är enkelt. Oavsett om du går ut för en snabb lunch eller tar en två veckors semester, kan du ställa in automatiska svar för att hålla dina kontakter informerade och bekväma. Så här ställer du in ett automatiskt svar i Outlook med bara några få steg.
Innan vi går in i stegen, låt oss förstå vad vi försöker uppnå här. Genom att ställa in ett automatiskt svar i Outlook kan du skicka automatiska meddelanden till alla som skickar e-post till dig under en viss period. Detta är särskilt användbart när du inte är tillgänglig för att svara på e-postmeddelanden direkt.
Steg 1: Öppna Outlook och klicka på "Arkiv"
Först och främst måste du öppna din Outlook-applikation.
När du är i Outlook klickar du på "Arkiv" som finns i det övre vänstra hörnet på skärmen. Detta öppnar avsnittet Kontoinformation.
Steg 2: Välj "Automatiska svar"
Efter att ha klickat på "Arkiv" ser du en lista med alternativ. Leta efter och klicka på "Automatiska svar (Out of Office)".
Om du väljer "Automatiska svar" öppnas ett nytt fönster där du kan ställa in ditt automatiska svarsmeddelande.
Steg 3: Välj "Skicka automatiska svar"
I fönstret Automatiska svar har du möjlighet att välja "Skicka inte automatiska svar" eller "Skicka automatiska svar". Se till att välja "Skicka automatiska svar".
När du har valt det kan du ange en start- och sluttid för autosvaret om du vill. Detta är valfritt men användbart för semestrar eller specifika evenemang.
Steg 4: Skriv ditt autosvarsmeddelande
Nu är det dags att skriva meddelandet som folk kommer att få när de mailar dig.
Det finns två flikar - "Inuti min organisation" och "Utanför min organisation". Du kan ställa in olika meddelanden för personer inom ditt företag och de utanför det. Detta kan vara användbart om du vill ge mer detaljerad information till kollegor.
Steg 5: Ange regler (valfritt)
Om du vill bli snygg kan du klicka på "Regler..." längst ner till vänster i fönstret Automatiska svar för att ställa in specifika villkor för dina autosvar.
Det här steget är valfritt, men det låter dig skräddarsy dina autosvar till specifika personer eller typer av meddelanden.
Mer läsning:Hur man skapar ett Outlook-e-postfilter: En steg-för-steg-guide
Steg 6: Klicka på "OK" för att spara dina inställningar
När du är nöjd med ditt meddelande och dina inställningar klickar du på "OK" för att spara allt.
Nu är ditt autosvar konfigurerat och kommer att svara på inkommande e-postmeddelanden som du har angett.
När du har slutfört dessa steg kommer Outlook automatiskt att svara på inkommande meddelanden med det meddelande du har ställt in. När sluttiden som du angett anländer kommer autosvaret att stängas av automatiskt om du har ställt in ett tidsintervall. Om inte, måste du manuellt stänga av autosvaren genom att följa samma steg och välja "Skicka inte automatiska svar".
- Håll ditt autosvarsmeddelande tydligt och koncist.
- Inkludera tidsramen för din frånvaro i autosvarsmeddelandet.
- Nämn en alternativ kontakt i ditt autosvarsmeddelande vid brådskande ärenden.
- Granska ditt företags policy för automatiska svar, eftersom vissa har specifika riktlinjer.
- Kom ihåg att stänga av autosvaret när du kommer tillbaka om du inte har angett en sluttid.
Vanliga frågor
Kan jag ställa in ett autosvar för en specifik kontakt?
Ja, du kan ställa in regler för specifika kontakter i steg 5 för att skräddarsy dina autosvar därefter.
Kommer autosvar endast att skickas under min angivna tidsram?
Om du ställer in en start- och sluttid kommer autosvar endast att skickas under den perioden.
Kan jag ha olika meddelanden till kollegor och externa kontakter?
Ja, du kan ha olika meddelanden för interna och externa kontakter genom att använda flikarna "Inuti min organisation" och "Utanför min organisation".
Vad händer om jag glömmer att stänga av mitt autosvar?
Om du inte har ställt in en sluttid måste du stänga av den manuellt genom att gå tillbaka till "Automatiska svar" och välja "Skicka inte automatiska svar".
Fungerar automatiskt svar om Outlook är stängt?
Ja, automatiska svar fungerar även när Outlook är stängt eftersom de hanteras av servern.
Sammanfattning
- Öppna Outlook och klicka på "Arkiv"
- Välj "Automatiska svar"
- Välj "Skicka automatiska svar"
- Skriv ditt autosvarsmeddelande
- Ange regler (valfritt)
- Klicka på "OK" för att spara inställningarna
Slutsats
Att ställa in automatiska svar i Outlook är ett enkelt men effektivt sätt att hantera dina e-postmeddelanden när du inte är tillgänglig. Det säkerställer att dina kontakter inte lämnas i mörkret och undrar varför du inte har svarat. Processen tar bara några minuter, men fördelarna är bestående. Intryck är viktiga, och ett automatiskt svar kan vara skillnaden mellan att verka inte svarar och att ta hänsyn till dina kontakters tid.
Kom ihåg att nyckeln till ett bra autosvar är klarhet och korthet. Du vill att ditt meddelande ska förstås utan förvirring. Och glöm inte att ställa in en påminnelse om att stänga av dina autosvar om du inte har angett en sluttid. Med dessa tips och steg kommer du att skapa effektiva autosvar i Outlook som ett proffs. Lycka till med att mejla!