Å bytte for- og etternavn i Excel kan være litt vanskelig hvis du ikke er kjent med programmets funksjoner. Men ikke bekymre deg, det er ikke så komplisert som det ser ut til! I hovedsak vil du bruke en kombinasjon av Excels innebygde funksjoner for å dele navnene, deretter snu dem rundt og til slutt sette dem sammen igjen. Med noen få enkle trinn, vil du få disse navnene byttet på kort tid.
Trinnvis veiledning: Bytte for- og etternavn i Excel
Før vi går inn i trinnene, la oss forstå hva vi prøver å oppnå her. Vi ønsker å ta en liste over navn som er i formatet "First Last" og bytte dem til "Last, First". Dette er spesielt nyttig for å organisere data på en måte som er mer lesbar eller i samsvar med visse standarder.
Trinn 1: Velg cellene som inneholder navnene
Velg cellene i Excel som inneholder navnene du ønsker å bytte.
Når du velger celler, sørg for å bare velge de med navnene du vil bytte. Hvis du velger for mange celler, kan du ende opp med unødvendige tomme kolonner.
Trinn 2: Bruk "Tekst til kolonner"-funksjonen
Med cellene valgt, gå til fanen Data og klikk på "Tekst til kolonner".
"Tekst til kolonner" er et kraftig verktøy i Excel som lar deg dele innholdet i en celle basert på et spesifikt skilletegn, for eksempel mellomrom, komma eller et hvilket som helst annet tegn du angir.
Trinn 3: Velg "Avgrenset" og klikk "Neste"
I "Tekst til kolonner"-veiviseren velger du alternativet "Avgrenset" og klikker deretter på "Neste".
"Avgrenset" betyr at innholdet i cellen deles ved hver forekomst av skilletegnet du velger, som i dette tilfellet vil være mellomrommet mellom for- og etternavn.
Trinn 4: Sett skilletegnet som "mellomrom"
Merk av i boksen for "Mellomrom" som skilletegn og fjern merket for andre alternativer, klikk deretter på "Neste".
Vær nøye med å velge riktig skilletegn. Hvis du velger feil, deles ikke navnene riktig. Hvis navnene har mellominitialer, må du kanskje ta flere skritt for å håndtere disse.
Trinn 5: Fullfør "Tekst til kolonner"-veiviseren
Klikk "Fullfør" for å utføre delingen.
Etter at du har klikket på "Fullfør", vil Excel dele for- og etternavnet i separate kolonner.
Når du har fullført trinnene ovenfor, vil for- og etternavnet ditt være i separate kolonner. Derfra kan du ganske enkelt omorganisere kolonnene etter behov for å få etternavnet til å vises først, etterfulgt av et komma og deretter fornavnet. Du må kanskje også bruke sammenkoblingsfunksjonen for å slå sammen etternavnet og fornavnet tilbake til en enkelt celle hvis det er nødvendig.
Tips for å bytte for- og etternavn i Excel
- Sikkerhetskopier alltid dataene dine før du gjør endringer i Excel. Du vil ikke miste originaldataene dine hvis noe går galt.
- Hvis du har mellomnavn eller initialer inkludert, må du kanskje justere trinnene dine for å imøtekomme disse ekstra informasjonene.
- Bruk «CONCATENATE»- eller «&»-operatoren for å slå sammen etter- og fornavnet igjen om nødvendig.
- Vurder å bruke "Trim"-funksjonen for å fjerne eventuelle ekstra mellomrom som kan vises etter bruk av "Tekst til kolonner".
- Øv på et eksempeldatasett før du bruker endringene på de faktiske dataene dine for å sikre at alt går problemfritt.
Ofte stilte spørsmål
Hva om navnene mine har mellominitialer eller andre etternavn?
Hvis navnene du jobber med har mellominitialer eller andre etternavn, må du justere innstillingene for skilletegn i "Tekst til kolonner"-veiviseren for å ta hensyn til disse.
Kan jeg angre endringene etter å ha byttet navn?
Ja, du kan angre endringene ved å trykke Ctrl + Z eller ved å bruke "Angre"-knappen i Excel. Det er imidlertid alltid en god praksis å sikkerhetskopiere dataene dine før du gjør endringer.
Er det en måte å automatisere denne prosessen hvis jeg har en stor liste med navn?
For en stor liste med navn kan du lage en formel ved å bruke Excel-funksjoner som VENSTRE, HØYRE, MIDTE, FINN og LENGDE for å automatisere prosessen. Alternativt kan du bruke makroer til å automatisere repeterende oppgaver.
Kan jeg bytte navn tilbake til det opprinnelige formatet etter å ha omorganisert dem?
Ja, du kan bytte navn tilbake til det opprinnelige formatet ved å reversere trinnene du tok for å omorganisere dem.
RELATERT:Slik bytter du tommer til piksler i Excel: en trinn-for-trinn-veiledning
Hva om jeg ved et uhell slår sammen navnene til én celle?
Hvis du ved et uhell slår sammen navnene til én celle, kan du bruke «Tekst til kolonner»-funksjonen igjen for å skille dem, eller bruke Excels innebygde funksjoner for å dele dem.
Sammendrag
- Velg cellene med navnene.
- Bruk "Tekst til kolonner".
- Velg "Avgrenset".
- Sett skilletegn som "Mellomrom".
- Fullfør veiviseren.
Konklusjon
Å bytte for- og etternavn i Excel kan virke skremmende til å begynne med, men når du først får taket på det, er det en lek. Bare husk at nøkkelen er å dele navnene ved å bruke «Tekst til kolonner»-funksjonen, omorganisere dem og deretter sette dem sammen om nødvendig. Og ikke glem disse tipsene – de kan være ekte livreddere, spesielt hvis du har å gjøre med et stort datasett eller navn med ekstra komponenter som mellominitialer.
Med trinnene som er skissert i denne artikkelen, trenger du ikke å klippe ut, lime inn og skrive inn navn manuelt igjen. Excels kraftige funksjoner gjør alt det tunge løftet for deg, sparer deg tid og reduserer risikoen for feil. Nå som du vet hvordan du bytter for- og etternavn i Excel, er du godt rustet til å håndtere alle navnelister som dukker opp. God dataorganisering!