Utskrift med standard overskrift i Excel er en enkel prosess. Først må du velge radene eller kolonnene du vil inkludere i overskriften. Deretter navigerer du til fanen "Sideoppsett" og klikker på "Skriv ut titler" for å angi valget ditt. Etterpå kan du forhåndsvise dokumentet for å sikre at overskriften vises på hver side før du sender den til skriveren.
Etter å ha fullført denne handlingen, vil hver side i Excel-dokumentet ditt ha de angitte radene eller kolonnene som standardoverskrift, noe som gjør at dokumentet ditt ser profesjonelt ut og lettere å lese.
Introduksjon
Utskrift i Excel kan noen ganger føles som en labyrint. Du prøver å få dataene dine på papir, men uten riktig veiledning kan det ende opp som et rotete rot. Det er her det er nyttig å legge til en standardoverskrift. Enten du er student, en forretningsmann eller bare noen som elsker å organisere data, er det en viktig ferdighet å vite hvordan du skriver ut med en standard overskrift i Excel. Men hvorfor er dette så viktig? Tenk deg at du har en rapport med flere sider, hver fylt med rader med data.
RELATERT:Hvordan lage en overskrift på et regneark: En trinn-for-trinn-veiledning
Uten en overskrift vil alle som leser rapporten måtte bla tilbake til første side for å huske hva hver kolonne representerer. Høres irriterende ut, ikke sant? En standard overskrift løser dette problemet ved å gjenta titlene øverst på hver side, noe som gjør det enkelt for alle å følge med, uansett hvilken side de er på.
Følgende trinn vil veilede deg gjennom å sette opp en standard overskrift i Excel, og sikre at utskriftene dine er rene, profesjonelle og enkle å følge.
Trinn 1: Velg rader eller kolonner for overskriften din
Velg radene eller kolonnene du vil skal gjentas på hver side.
Når du bestemmer deg for hvilke rader eller kolonner du skal bruke for overskriften din, tenk på informasjonen som vil være mest nyttig å ha gjentatt på hver side. Dette vil vanligvis være den øverste raden eller kolonnen lengst til venstre, der titlene på dataene dine er plassert.
Trinn 2: Åpne fanen "Sideoppsett".
Naviger til fanen "Sideoppsett" i Excel-båndet.
Denne fanen er hvor du finner alle alternativene for å sette opp siden din før utskrift. Det er kontrollsenteret for å sikre at dokumentet ditt ser ut akkurat slik du vil ha det når det skrives ut.
Trinn 3: Klikk på "Skriv ut titler"
I kategorien "Sideoppsett" velger du "Skriv ut titler" for å åpne dialogboksen Sideoppsett.
"Skriv ut titler"-knappen er din inngangsport til å sette opp overskrifter som vises på hver side. Det er en liten, men mektig knapp som gjør en stor forskjell i lesbarheten til dine trykte Excel-dokumenter.
Trinn 4: Sett inn utvalget ditt
I dialogboksen Sideoppsett, under "Ark", skriver du inn radene eller kolonnene for overskriften din.
Dette trinnet er der du forteller Excel nøyaktig hva du vil bruke som overskrift. Du kan enten skrive inn rad-/kolonneetikettene direkte eller velge dem ved hjelp av pilknappen.
Trinn 5: Bekreft og skriv ut
Forhåndsvis arket, og hvis overskriften ser bra ut, fortsett og skriv ut dokumentet.
Forhåndsvis alltid dokumentet før du skriver ut. Dette trinnet sikrer at overskriftene dine ser ut som du forventer, og at du ikke kaster bort papir eller blekk på en trykkfeil.
Fordeler
| Fordel | Forklaring |
|---|---|
| Profesjonelt utseende | Å ha en standard overskrift gir dokumentet et profesjonelt utseende, siden det hjelper med å skille tittelradene eller kolonnene fra resten av dataene. |
| Enkel navigering | Med overskrifter på hver side er det lettere å navigere gjennom de utskrevne sidene uten å miste oversikten over hva hver kolonne eller rad representerer. |
| Tidsbesparende | Når den er konfigurert, kan du enkelt skrive ut flere sider, uten å måtte justere eller legge til overskrifter for hver side manuelt. |
Ulemper
| Ulempen | Forklaring |
|---|---|
| Tid for første oppsett | Det kan ta litt tid å sette opp overskriften, spesielt hvis du er ny i Excel eller ikke har brukt "Skriv ut titler"-funksjonen før. |
| Begrenset til rader/kolonner | Du kan bare angi hele rader eller kolonner som overskrifter, ikke individuelle celler eller sammenslåtte celler. |
| Potensial for trykkfeil | Hvis det ikke er satt opp riktig, kan du ende opp med feilutskrevne dokumenter, noe som kan kaste bort papir og blekk. |
Tilleggsinformasjon
Når du hopper inn i en verden av Excel-utskrifter, er det nyttig å få noen ekstra tips. Hvis du for eksempel jobber med et eksepsjonelt stort datasett, kan du vurdere å bruke Excels «Skaler til å passe»-funksjonen, som du også finner under fanen «Sideoppsett». Denne funksjonen lar deg krympe innholdet ditt slik at det passer inn på en enkelt side, uten å endre standard overskriftsoppsett.
Et annet viktig poeng er å vurdere skriverinnstillingene. Ja, Excel gjør en fantastisk jobb med å få dokumentet utskriftsklart, men skriveren din spiller også en stor rolle i hvordan det endelige produktet ser ut. Så sørg for å sjekke skriverpreferansene dine og justere dem med Excel-innstillingene for det beste resultatet.
Til slutt, ikke glem å lagre dokumentet før du skriver ut. Du har anstrengt deg for å sette opp det perfekte utskriftsoppsettet med en standard overskrift, så lagre arbeidet ditt for å unngå hjertesorg hvis Excel uventet lukkes.
Sammendrag
- Velg radene eller kolonnene for overskriften.
- Åpne fanen "Sideoppsett".
- Klikk på "Skriv ut titler".
- Sett inn valget ditt i dialogboksen Sideoppsett.
- Bekreft oppsettet med en forhåndsvisning og skriv ut dokumentet.
Ofte stilte spørsmål
Kan jeg sette opp en standard overskrift for flere regneark samtidig?
Nei, du må sette opp overskrifter for hvert regneark individuelt.
Vil standardoverskriften påvirke hvordan dataene mine vises på skjermen?
Nei, det påvirker bare utskrevne sider, ikke dataoppsettet på skjermen.
Kan jeg inkludere firmalogoen min i standardoverskriften?
Excels standard overskriftsfunksjon gjentar bare rader eller kolonner med data. For logoer må du sette dem inn manuelt eller bruke en topptekst/bunntekst.
Kan jeg ha forskjellige overskrifter for forskjellige sider?
Standardoverskriften vil være den samme for alle sider. For forskjellige overskrifter må du skrive ut separate dokumenter.
Er det en grense for hvor mange rader eller kolonner jeg kan angi som overskrift?
Den eneste begrensningen er det utskrivbare området på siden. Så lenge radene eller kolonnene passer, kan du angi dem som en overskrift.
Konklusjon
Utskrift med en standard overskrift i Excel kan virkelig heve måten dine utskrevne data mottas på. Det kan virke som en liten detalj, men det er disse små detaljene som gjør et stort inntrykk. Enten du leverer inn en rapport på skolen, deler data med kolleger eller fører regnskap for virksomheten din, gir en standardoverskrift klarhet og profesjonalitet til dokumentene dine.
Husk at nøkkelen er å sikre at overskriftene dine er nyttige og relevante for dataene som presenteres. Så fortsett, prøv det. Ditt fremtidige jeg vil takke deg for tiden og innsatsen du sparte med dette enkle, men effektive Excel-tipset.