Å gå tom for plass i Outlook-postkassen kan være et problem, spesielt når du er midt i viktig arbeid. Heldigvis er det noen få enkle trinn du kan ta for å øke størrelsen på postkassen din og komme tilbake til virksomheten som vanlig.
Før vi dykker ned i det pittige, la oss snakke om hva vi prøver å oppnå her. Ved å følge disse trinnene vil du øke lagringskapasiteten til postkassen din, slik at du kan beholde flere e-poster, kalenderelementer og vedlegg uten å støte på irriterende "full postkasse"-varsler.
Trinn 1: Sjekk din nåværende postboksstørrelse
Før du gjør noe, må du vite hvor mye plass du jobber med for øyeblikket.
I Outlook kan du enkelt sjekke postkassestørrelsen din ved å navigere til "Fil"-fanen, deretter klikke på "Verktøy" og velge "Mailbox Cleanup." Derfra kan du se den totale størrelsen på postkassen din. Dette trinnet er avgjørende fordi det gir deg en grunnlinje å jobbe fra.
Trinn 2: Arkiver gamle e-poster
Nå som du vet din nåværende størrelse, begynn å arkivere gamle e-poster for å frigjøre plass.
Arkivering er som å flytte gamle e-poster til en lagringsenhet – de er fortsatt der hvis du trenger dem, men de tar ikke opp verdifull plass i hovedpostkassen din. For å arkivere e-poster, høyreklikk ganske enkelt på mappen du vil arkivere (som innboksen), velg "Egenskaper", klikk deretter på "Autoarkiv" og velg innstillingene dine.
Trinn 3: Tøm mappen for slettede elementer
Sletting av e-poster frigjør faktisk ikke plass før du tømmer mappen Slettede elementer.
Tenk på Slettede elementer-mappen din som en søppelbøtte – det er dit e-postene dine går når du sletter dem, men de er ikke borte for godt før du tar ut søppelet. For å tømme denne mappen, høyreklikk ganske enkelt på mappen "Slettede elementer" og velg "Tøm mappe".
Trinn 4: Komprimer postkassen
Å komprimere postkassen er som å presse luften ut av en pakket koffert for å få mer plass.
I Outlook kan du komprimere postkassen din ved å gå til «Fil» > «Kontoinnstillinger» > «Kontoinnstillinger» og deretter dobbeltklikke på e-postkontoen din. Under kategorien "Datafiler", velg datafilen din og klikk på "Innstillinger", deretter "Avansert" og "Innstillinger for Outlook-datafil." Derfra kan du klikke "Komprimer nå."
Trinn 5: Øk størrelsesgrensen for postkassen
Hvis du er administrator, kan du øke størrelsesgrensen på postbokser for brukerne dine.
Les mer:3 måter å gjenopprette slettet postboks Office 365
Dette trinnet er litt mer teknisk og kan kreve administratortilgang. Hvis du har de riktige tillatelsene, kan du øke postboksstørrelsesgrensen ved å bruke Exchange Management Shell-kommandoer eller ved å justere innstillingene i Exchange Admin Center.
Etter å ha fullført disse trinnene, bør du ha en betydelig større postboksstørrelse, slik at du kan lagre flere e-poster og vedlegg uten å bekymre deg.
Tips: Slik øker du effektivt Outlook-postkassestørrelsen
- Arkiver regelmessig e-poster som du ikke lenger trenger umiddelbar tilgang til.
- Konfigurer automatisk arkivering for å automatisk flytte eldre e-poster til arkivmappen din.
- Avslutt abonnementet på nyhetsbrev eller reklame-e-poster som du ikke lenger leser for å forhindre unødvendig rot.
- Vurder å bruke et tredjeparts e-postoppryddingsverktøy for å hjelpe deg med å administrere postkassestørrelsen mer effektivt.
- Dobbeltsjekk alltid før du permanent sletter viktige e-poster mens du rydder opp i postkassen.
Ofte stilte spørsmål
Hva er arkivering i Outlook?
Arkivering i Outlook refererer til prosessen med å flytte eldre elementer fra hovedpostkassen til en arkivmappe, noe som bidrar til å frigjøre plass samtidig som elementene holdes tilgjengelige om nødvendig.
Hvor ofte bør jeg komprimere Outlook-postboksen min?
Det er en god idé å komprimere Outlook-postkassen med jevne mellomrom, for eksempel med noen måneders mellomrom, avhengig av hvor ofte du bruker e-post og hvor raskt postkassen fylles opp.
Kan jeg øke postkassestørrelsen på en gratis Outlook-konto?
Postboksstørrelsesgrensen for gratis Outlook-kontoer er satt av Microsoft, og brukere kan ikke øke den. Du kan imidlertid administrere postkassen din effektivt for å holde deg innenfor grensen.
Vil øke postkassestørrelsen redusere Outlook?
Ikke nødvendigvis. Så lenge du holder postkassen din velorganisert og ikke overskrider datamaskinens kapasitet, bør ikke en større postkasse redusere Outlook betydelig.
Hva bør jeg gjøre hvis jeg ikke har administratortilgang for å øke postboksstørrelsesgrensen?
Hvis du ikke har administratortilgang, fokuserer du på trinn 1-4 for å administrere postkassestørrelsen. Du kan også kontakte din admin eller IT-avdeling for å få hjelp.
Sammendrag
- Sjekk størrelsen på din nåværende postkasse.
- Arkiver gamle e-poster.
- Tøm mappen Slettede elementer.
- Komprimer postkassen.
- Øk størrelsesgrensen for postkassen (hvis du har administratortilgang).
Konklusjon
Gratulerer med å ta initiativet til å øke størrelsen på din Outlook-postkasse! Med trinnene som er skissert i denne artikkelen, er du nå utstyrt med kunnskapen til å administrere postkassen din effektivt, og sikre at du har all plassen du trenger for viktige e-poster og vedlegg. Husk å sjekke og rengjøre postkassen regelmessig for å unngå at den blir for full igjen. Og ikke glem, hvis du noen gang treffer en ulempe eller er usikker på noe, er det greit å kontakte en mer teknisk kunnskapsrik venn eller IT-avdelingen din for å få litt hjelp. Så, ta et dypt pust, brett opp ermene og få Outlook-postkassen i toppform. Ditt fremtidige jeg vil takke deg for det!