Microsoft Excel er en fin måte å administrere og redigere store mengder data på.
Rad- og kolonnestrukturen, kombinert med alle de forskjellige formlene og sammenligningsverktøyene, gjør det til en av de mer nyttige applikasjonene du vil bruke på skolen eller jobben.
Men ett område der folk har problemer med Excel, er utskrift.
Vår Microsoft Excel-utskriftsveiledning nedenfor viser deg noen av alternativene du kan justere i regnearket ditt slik at de utskrevne regnearkene dine ser bedre ut, er lettere å lese og ikke kaster bort så mye papir.
Å skrive ut regneark i Excel 2010 kan være frustrerende, spesielt hvis regnearket ditt skal skrives ut på mer enn én side.
Ekstra kolonner kan kjøre inn på hver sin side, kolonneoverskrifter skrives kun ut på første side, og det kan generelt være vanskelig å visuelt knytte en celle til en rad eller kolonne.
Når jeg jobber på et kontor og samhandler med en rekke mennesker som alle bruker Excel på forskjellige ferdighetsnivåer, kan jeg si at et av de største problemene folk flest har, er hvordan regnearket deres ser ut når de er ferdige med det og lager en fysisk kopi.
Standard utskriftsinnstillinger er sjelden ideelle for det de vil ha, og det er mange Excel-termer som ligner veldig på hverandre og kan være forvirrende.
Men det er noen enkle endringer du kan bruke på Excel-regnearket, slik at det skrives ut bedre og er lettere for leserne å forstå.
Slik forbedrer du Excel 2010-regnearkutskriften
Denne opplæringen skal ta for seg noen av nøkkelområdene som kan være mest nyttige for å forbedre et trykt Excel-regneark. Disse områdene inkluderer:
- Skjuler rader i Excel
- Inkluderer sidetall i regnearket ditt
Selv om dette kan virke som mye, kan du faktisk gjøre nesten alle disse endringene fra én meny. Og når du først blir komfortabel med det, kan du bruke alle disse endringene på bare noen få sekunder. Resultatet blir et regneark som viser kolonneoverskrifter øverst på hver side, er lett å lese, og som ikke krever at du manuelt justerer kolonnestørrelser for å forhindre at en ekstra kolonne skrives ut på sin egen side.
Skjuler unødvendige kolonner og rader i Excel
Jeg liker vanligvis å starte her, spesielt når jeg har å gjøre med et regneark som noen andre har laget. Den inneholder ofte informasjon som ikke er relevant av den grunn at regnearket skrives ut, og bidrar bare til å skape forvirring.
Du kan skjule en rad eller kolonne ved å høyreklikke på kolonnebokstaven eller radnummeret, og deretter klikke påGjemmealternativ.
Du kan lære mer om å skjule kolonner i denne artikkelen.
Legge til sidetall nederst på siden i Excel
Dette er kanskje ikke noe alle trenger å gjøre med regnearkene sine, men jeg har funnet ut at store regneark ofte kan se veldig like ut fra side til side. Leserne har også for vane å fjerne stifter og fokusere på enkeltsider, noe som kan gjøre det nesten umulig å sette et regneark i orden igjen.
Trinn 1: KlikkSett innøverst i vinduet.
Trinn 2: KlikkTopp- og bunntekstiTekstdelen av navigasjonsbåndet.
Trinn 3: Klikk inne i bunntekstdelen nederst på siden der du vil legge til sidenummeret.
Trinn 4: Klikk påSidetallknappen iTopp- og bunntekstelementerdelen av navigasjonsbåndet.
Mens du er i denne visningen, kan det være et godt tidspunkt å legge til en overskrift nå. Du kan gjøre det ved å klikke inne i overskriftsdelen der du vil legge til informasjonen din. Alt du legger til i overskriften gjentas på hver side, så dette er et bra sted å sette en tittel på regnearket.
Du kan lære mer om hvordan du oppretter en overskrift i Excel 2010 her.
For ytterligere informasjon om å legge til sidetall i Excel 2010, kan du lese her.
Justere sideretningen i Excel
Denne delen av opplæringen er når vi skal åpneSideoppsettmeny, som inneholder en rekke av de forskjellige utskriftsalternativene som vi ønsker å justere.
Jeg synes at de fleste regnearkene jeg skriver ut ser mye bedre ut når de skrives ut i liggende retning. Dette er åpenbart et valg som vil variere avhengig av dine egne behov, men er noe som er enkelt å endre etter behov.
Trinn 1: Klikk påSideoppsettfanen øverst i vinduet.
Trinn 2: Klikk påSideoppsettknappen nederst til høyre påSideoppsettdelen av navigasjonsbåndet.
Trinn 3: Klikk på sideretningen du vil bruke.
Vi kommer til å forbli på denne menyen for resten av opplæringen, så ikke lukk den ennå!
Justere papirstørrelsen i Excel
Hvis de fleste av regnearkene dine skrives ut bedre i liggende retning, kan det av og til være dokumenter som til og med er for store til det. En god løsning på dette er å bruke papir i legal størrelse, som lar deg få plass til enda flere kolonner på én side.
**Påminnelse – Denne menyen åpnes ved å klikke påSideoppsettfanen, og klikk deretter påSideoppsettknappen nederst til høyre påSideoppsettdelen av navigasjonsbåndet.**
Trinn 1: Klikk på rullegardinmenyen til høyre forPapirstørrelse, og klikk deretter på ønsket papirstørrelse.
Justere margene i Excel
Justering av margene for regnearket gjøres vanligvis fordi du ønsker å få plass til mer informasjon på siden. Så, for formålet med denne opplæringen, kommer eksemplet vårt nedenfor til å redusere marginene til en lavere verdi.
Mer lesing:Slik skriver du ut et regneark på to sider på én side i Excel 2010
**Påminnelse – Denne menyen åpnes ved å klikke påSideoppsettfanen, og klikk deretter påSideoppsettknappen nederst til høyre påSideoppsettdelen av navigasjonsbåndet.**
Trinn 1: Klikk påMarginerfanen øverst i vinduet.
Trinn 2: Klikk på nedoverpilen underIgjenfor å redusere margstørrelsen, gjenta deretter forHøyre,ToppogBunn. Du vil merke at jeg ikke har redusert marginene mine til 0, da skriveren min har problemer med å skrive ut dokumenter uten margin. Dette er vanlig blant mange skrivere, så det kan være lurt å også vurdere å bruke margstørrelsene i bildet nedenfor.
Skrive ut rutenett i Excel
Dette er en av de viktigste endringene å gjøre i et trykt regneark, og er en jeg gjør på nesten alt jeg skriver ut fra Excel. Å legge til rutenett vil gjøre det mye lettere for leserne å finne ut hvilken kolonne og rad en celle tilhører også, og kan bidra til å redusere feil.
**Påminnelse – Denne menyen åpnes ved å klikke påSideoppsettfanen, og klikk deretter påSideoppsettknappen nederst til høyre påSideoppsettdelen av navigasjonsbåndet.**
Trinn 1: Klikk påArkfanen øverst i vinduet.
Trinn 2: Merk av i boksen til venstre forRutenett.
Gjenta den øverste raden på hver side i Excel
Dette er en annen innstilling du kan dra nytte av for å gjøre regnearket mer organisert. Å skrive ut den øverste raden på hver side vil gjøre det enklere for leserne å vite hvilken kolonne en celle tilhører, noe som vil bidra til å eliminere feil.
**Påminnelse – Denne menyen åpnes ved å klikke påSideoppsettfanen, og klikk deretter påSideoppsettknappen nederst til høyre påSideoppsettdelen av navigasjonsbåndet.**
Trinn 1: Klikk inne iRader som skal gjentas øverstfelt.
Trinn 2: Klikk på raden du vil gjenta øverst på hver side. I dette eksemplet bruker jeg rad 1.
Klikk påOKknappen nederst i vinduet for å lagre alle endringene vi nettopp har gjort, fordi vi nå er ferdig med dette vinduet.
Hvis du ønsker å gjenta en kolonne på venstre side av hver side i stedet, kan du lese hvordan i denne artikkelen.
Tilpasse alle kolonnene dine på én side i Excel
Dette er den siste delen av opplæringen vår, og det er en endring vi skal gjøre direkte fraTrykkmeny.
Trinn 1: Klikk påFilfanen øverst til venstre i vinduet.
Trinn 2: KlikkTrykki kolonnen til venstre i vinduet.
Trinn 3: Klikk påIngen skalering-knappen i midten av vinduet, og klikk deretter påTilpass alle kolonner på én sidealternativ.
Du bør nå ha et Excel-regneark som vil skrives ut i et enkelt, lesbart format som vil appellere til leserne dine. Hvis alt ser riktig ut iForhåndsvisning av utskriftpå høyre side av vinduet, så kan du klikke påTrykkfor å begynne å skrive ut det optimaliserte regnearket.
Mange av alternativene som vi diskuterer i artikkelen ovenfor vil også fungere i nyere versjoner av Excel. Mens mye av disse delene involverte bruken av Sideoppsett-delen, kan noen av disse innstillingene også endres fra andre steder.
Du kan for eksempel klikke påSkriv ut titlerknappen påSideoppsettog velg den øverste raden i regnearket for å skrive ut den øverste raden på hver side.
I tillegg vil du finne alternativer for å inkludere rutenett når du skriver ut ved å gå tilSideoppsettfanen og klikke påTrykkalternativet under Gridlines iArkalternativerdelen av båndet.
Vil du skrive ut et ark med tomme celler for en sjekkliste eller en manuell inventar? Lær hvordan i Excel 2010.