Til tross for økningen i populariteten til meldinger ved å bruke verktøy som WhatsApp og meldingsfunksjonene på sosiale medier som Instagram, spiller e-post fortsatt en enormt viktig rolle i de fleste av våre liv, spesielt når det gjelder arbeid. Det er fortsatt så sentralt i alt vi gjør at mange av oss får hundrevis av ukentlige e-poster til jobb- og personlige kontoer. Det kan gjøre det vanskelig å holde styr på alt. I denne artikkelen viser vi deg hvordan du organiserer e-post i Outlook, Gmail og den innebygde Apple Mail-appen slik at du enkelt kan finne det du trenger.
Tips 1. Bruk separate kontoer for jobb og personlig e-post
Noen av oss har ikke noe valg når det kommer til denne. Hvis du jobber for en bedrift, vil jobbe-e-posten din automatisk være atskilt fra dine personlige meldinger. Men hvis du jobber for deg selv eller har en sidekonsert, kan du bruke samme konto til alt.
Anbefalt lesing:Beste måter å organisere bilder på Mac
Å holde en egen adresse for jobb gjør det mye enklere å holde jobb og personlige ting atskilt. Du kan til og med gjøre det jeg gjør og bruke en annen e-postklient for jobb og personlig e-post. På den måten er det ingen sjanse for å sende jobb-e-post fra din personlige konto eller omvendt.
Tips 2. Opprett nye postbokser eller mapper
Postbokser i Apple Mail er de samme som mapper i andre e-postprogrammer. Å lage mapper for å lagre forskjellige typer e-postmeldinger vil gjøre innboksen din mye mindre rotete. Du kan ha en til å lagre e-poster fra venner og en annen til å lagre e-poster fra energiselskaper.
For å opprette en ny postkasse i Mail, klikk på Postboks-menyen og velg Ny postkasse. Deretter velger du om du vil at postkassen bare skal eksistere på din Mac (velg På min Mac) eller på hver enhet du bruker med den e-postkontoen (velg iCloud eller hva kontoleverandøren er). Deretter gir du postkassen et navn og klikker OK. For å bruke postkassen, drar du bare en melding fra innboksen din til den nye innboksen, så flyttes den dit.
Tips 3. Fjern e-postvedleggene dine
Vedlegg fra meldingene dine lastes ofte ned og lagres lokalt på Mac-en. Over tid kan disse filene stille seg opp og forbruke verdifull diskplass, spesielt hvis du mottar mange store dokumenter eller mediefiler.
Du kan trygt slette disse vedleggene fra Mac-en uten å miste tilgangen til dem. De forblir lagret på e-postserveren og kan lastes ned på nytt når det er nødvendig. Å jakte på vedlegg for å frigjøre plass kan være kjedelig, selv med filtre. Heldigvis finnes det en enklere måte. CleanMyMacs oppryddingsfunksjon skanner Mac-en din og finner alle vedleggene, slik at du kan slette dem for å ta tilbake plass. Slik bruker du den.
- Få en gratis prøveversjon av CleanMyMac.
- Velg Opprydding i sidefeltet.
- Klikk Skann.
- Når skanningen er fullført, vil du se hvor mye søppel som er funnet.
- Klikk på Se gjennom alt søppel for å se gjennom og fjerne alle vedleggene.
Tips 4. Bruk smarte postkasser
I Mail viser smarte postbokser meldinger diktert av kriteriene du angir. Du kan for eksempel lage en for å vise alle meldingene fra en bestemt avsender. Meldingene flyttes ikke fra innboksen din til Smart Mailbox, så smarte postbokser reduserer ikke rotet. De filtrerer meldinger slik at bare de som oppfyller kriteriene vises.
For å opprette en ny smart postkasse i Mail, klikk på postkassemenyen og velg Ny smart postkasse. Gi Smart Mailbox et navn, og velg deretter det første kriteriet som skal brukes til å velge meldinger som skal vises. Hvis du vil legge til flere kriterier, klikker du på ‘+’. Når du er ferdig, klikker du OK.
Tips 5. Lag regler for innkommende post
De fleste e-postprogrammer, inkludert Mail, lar deg lage regler for innkommende post som dikterer hva som skjer med den. Du kan for eksempel lage en regel som flytter alle meldinger fra en mottaker eller en gruppe mottakere til en bestemt mappe. Eller en som automatisk sletter meldinger som har et spesifisert ord i emnelinjen.
Lag regler i Mail-appen
- I Mail-appen, trykk Kommando-Komma for å vise Mac Mail-innstillinger.
- Velg kategorien Regler og klikk på Legg til regel.
- I Beskrivelse-boksen skriver du inn et navn for regelen.
- Bruk menyene til å angi det første kriteriet for regelen.
- For å legge til flere kriterier, klikk på "+" og velg om regelen skal kjøres når alle kriterier er oppfylt eller når noen av dem er oppfylt.
- Velg handlingen som skal utføres hvis kriteriene er oppfylt.
- Klikk OK for å lagre regelen.
Hvis du vil bruke regelen på eksisterende meldinger som allerede er i innboksen din, klikker du på Bruk. Ellers klikker du Ikke bruk i dialogboksen som åpnes.
Lag regler i Outlook
Du kan konfigurere Outlook til å automatisk sortere e-postene dine ved hjelp av enkle regler. Du kan for eksempel opprette en regel som flytter alle meldinger fra en bestemt avsender til en angitt mappe.
- Høyreklikk på en melding og klikk på Regler.
- Velg Flytt alltid meldinger fra [navn på avsender].
- Velg en mappe eller velg Ny for å opprette en ny og klikk OK.
Lag regler for å filtrere e-poster i Gmail
Filtre i Gmail er søk du lagrer, og de kan også bruke regler for samsvarende meldinger, for eksempel arkivering, merking av lest eller videresending. De er et kraftig verktøy hvis du leter etter hvordan du kan organisere e-postene dine i Gmail mer effektivt.
Slik oppretter du et filter:
- Gå tilgmail.comog logg inn på din Gmail-konto
- Klikk på innboksen og innstillingsikonet til høyre for søkefeltet.
- Fyll ut tekstboksene for å lage et filter og velg fra alternativene.
- Klikk på Opprett filter.
- Deretter velger du fra alternativene i boksen slik at Gmail vet hva de skal gjøre med meldinger som oppfyller filterkriteriene.
- Klikk på Opprett filter.
Tips 6. Bruk kategorier i Apple Mail
MacOS Sequoia-versjonen av Apple Mail introduserte en ny funksjon som lar deg kategorisere meldinger automatisk. Den bruker Apple Intelligence for å finne ut hva en e-post handler om og kategoriserer den deretter. Du kan deretter velge kategorien du vil se. Primær er for eksempel meldingene Mail mener er viktigst, men hvis du vil se en netthandelskvittering, kan du trykke på vognikonet for å se e-poster knyttet til transaksjoner. For å aktivere kategorier, gå til Apple Mail-innboksen, klikk på de tre prikkene øverst og velg Vis kategorier.
Tips 7. La Apple Mail prioritere e-posten din
En annen måte å organisere meldinger i macOS Sequoia Mail på er å bruke funksjonen Vis prioritet. Denne funksjonen bruker Apple Intelligence til å velge hvilke e-postmeldinger som sannsynligvis vil være mest tidssensitive. Det plasserer dem øverst i innboksen din, over de sist mottatte meldingene. For å slå den på, klikk på de tre prikkene på verktøylinjen og velg Vis prioriterte meldinger.
Tip 8. Assign contacts as VIPs
Når du tilordner en kontakt som VIP, setter du en stjerne mot meldingene deres i innboksen din og viser dem i en Smart Mailbox kalt VIPs. For å gjøre en kontakt til en VIP, klikk på navnet i en e-post de har sendt og fra rullegardinmenyen velger du Legg til VIP.
Tips 9. Bruk Påminn meg
Apple Mail har en funksjon som lar deg bli påminnet om viktige e-poster på et senere tidspunkt, når du er i stand til å svare på dem. Andre e-postapplikasjoner har en lignende funksjon, noen ganger kalt Snooze. For å bruke Påminn meg i Apple Mail, sveip enten til høyre med to fingre over en melding i innboksen og velg Påminn meg, og velg en periode for påminnelsen, eller høyreklikk på meldingen, velg Påminn meg, og velg deretter tidsperioden. Du vil få et varsel når tiden er inne, og meldingen vises øverst i innboksen din. Ved å bruke Påminn meg og flittig arkivere meldinger i mapper eller postbokser, kan du holde innboksen klar samtidig som du ikke glemmer å svare på en viktig melding.
Tips 10. Flagg meldinger slik at du lettere finner dem
Hvis du ikke vil tømme innboksen eller flytte meldinger til mapper, kan du flagge dem slik at du lettere kan finne dem senere. Høyreklikk eller Ctrl-klikk en melding og velg en flaggfarge som skal vises i Flagg-delen.
Tips 11. Avslutt abonnement på nyhetsbrev du ikke leser
Å bruke Vis kategorier eller smarte postbokser for å forhindre at nyhetsbrev og reklame-e-poster fyller innboksen din er flott. Men enda bedre er det å melde seg av dem du aldri leser. Du kan gjøre det i Mail ved å klikke på Avmeld øverst i et nyhetsbrev eller en reklame-e-post. Hvis knappen ikke er der, bør det være en avmeldingslenke nederst i e-posten.
Tips 12. Bruk Skjul min e-post
Hvis du er en iCloud+-abonnent, kan du bruke Hide My Email-funksjonen til å opprette en ny e-postadresse for hvert nyhetsbrev eller reklame-e-post du registrerer deg for. Når du blir bedt om å angi e-postadressen din, bør macOS be deg om å bruke Skjul min e-post. Den vil da generere en unik adresse og be deg om å fylle den ut automatisk. Alle meldinger til den adressen vil bli videresendt til innboksen din, men du kan slå det av eller slette e-postadressen helt i Systeminnstillinger > [DITT NAVN] > iCloud > Skjul min e-post.
Hvis du mottar mange e-poster hver dag, kan innboksen din fort bli rotete og til og med overveldende. Det trenger imidlertid ikke være slik. Det er mange ting du kan gjøre for å gjøre det lettere å finne meldinger. Følg tipsene våre ovenfor for de beste måtene å organisere e-post på din Mac.