Door een werkmap in Excel te delen, kunnen meerdere gebruikers hetzelfde bestand tegelijkertijd bekijken en bewerken, waardoor samenwerking aan projecten veel eenvoudiger wordt. Door een paar eenvoudige stappen te volgen, kunt u snel een gedeelde werkmap opzetten en samen met uw team aan de slag gaan.
Voordat u in de stappen duikt, is het essentieel om te begrijpen dat het delen van een werkmap meerdere mensen in staat stelt tegelijkertijd wijzigingen aan te brengen, wat ongelooflijk handig kan zijn voor teamprojecten.
Stap 1: Open de Excel-werkmap
Allereerst moet u de werkmap openen die u wilt delen.
Het openen van de werkmap is eenvoudig: dubbelklik gewoon op het bestand of open het via het menu Bestand van Excel.
Meer lezen:Een Excel-werkmap beveiligen: een stapsgewijze handleiding
Stap 2: Klik op het tabblad ‘Beoordeling’
Zodra uw werkmap is geopend, gaat u naar het tabblad ‘Beoordelen’ op het Excel-lint.
Het tabblad ‘Review’ bevat verschillende hulpmiddelen voor het controleren en beheren van de inhoud van uw werkmap, waaronder de functie ‘Werkmap delen’.
Stap 3: Selecteer ‘Werkmap delen’
Zoek op het tabblad ‘Beoordelen’ naar de knop ‘Werkmap delen’ en klik erop.
Nadat u op ‘Werkmap delen’ hebt geklikt, wordt een dialoogvenster geopend met verschillende opties voor het delen van uw werkmap.
Stap 4: Schakel werkmappen delen in
Vink in het dialoogvenster het vakje aan met de tekst 'Wijzigingen door meer dan één gebruiker tegelijk toestaan'.
Het inschakelen van het delen van werkmappen betekent dat het bestand wordt opgeslagen op een netwerklocatie waar andere gebruikers er toegang toe hebben.
Stap 5: Sla de werkmap op
Sla ten slotte uw werkmap op op een gedeelde locatie, zoals een netwerkstation of cloudservice.
Door het bestand op een gedeelde locatie op te slaan, zorgt u ervoor dat iedereen die toegang tot de werkmap nodig heeft, dit kan doen.
Nadat u deze stappen heeft voltooid, wordt uw Excel-werkmap gedeeld en kunnen andere gebruikers beginnen met het aanbrengen van wijzigingen. Houd er rekening mee dat u ook voor elke gebruiker specifieke rechten kunt instellen, afhankelijk van zijn rol in het project.
Tips voor het delen van een werkmap in Excel
- Communiceer altijd met uw team over de wijzigingen die u aanbrengt om verwarring te voorkomen.
- Sla uw werk regelmatig op om ervoor te zorgen dat alle wijzigingen voor iedereen worden bijgewerkt.
- Houd bij wie toegang heeft tot de werkmap en beheer indien nodig de machtigingen.
- Overweeg om een back-up van de werkmap te maken voordat u deze deelt, voor het geval dat.
- Maak uzelf vertrouwd met de functie 'Wijzigingen bijhouden' in Excel voor een betere samenwerking.
Veelgestelde vragen
Kan ik een Excel-werkmap delen met iemand die geen Excel heeft?
Ja, u kunt een Excel-werkmap delen met iemand die geen Excel heeft, door deze op te slaan in een cloudservice zoals OneDrive of SharePoint, waarmee gebruikers in hun webbrowser kunnen bewerken.
Hoe kan ik zien wie momenteel de gedeelde werkmap bewerkt?
Excel biedt een functie genaamd 'Wie heeft deze werkmap nu geopend', die u kunt vinden onder het dialoogvenster 'Werkmap delen', zodat u kunt zien wie het bestand momenteel bewerkt.
Wat gebeurt er als twee mensen tegelijkertijd dezelfde cel bewerken?
Wanneer twee mensen tegelijkertijd dezelfde cel bewerken, zal Excel een dialoogvenster voor conflictoplossing oproepen wanneer de werkmap wordt opgeslagen. Gebruikers kunnen vervolgens kiezen welke wijzigingen ze willen behouden.
Kan ik wijzigingen in een gedeelde Excel-werkmap bijhouden?
Ja, Excel heeft een functie ‘Wijzigingen bijhouden’ waarmee u kunt zien wie wijzigingen heeft aangebracht, welke wijzigingen zijn aangebracht en wanneer deze zijn aangebracht.
Is het mogelijk om een gedeelde Excel-werkmap met een wachtwoord te beveiligen?
U kunt een gedeelde Excel-werkmap met een wachtwoord beveiligen door naar het tabblad ‘Review’ te gaan, op ‘Werkmap beveiligen’ te klikken en een wachtwoord in te stellen.
Samenvatting
- Open de werkmap
- Klik op het tabblad ‘Beoordelen’
- Selecteer ‘Werkmap delen’
- Schakel het delen van werkmappen in
- Sla de werkmap op
Conclusie
Het delen van een werkmap in Excel is een gamechanger als het gaat om samenwerking. Voorbij zijn de dagen van het heen en weer sturen van talloze versies van een bestand. Met de mogelijkheid om meerdere gebruikers tegelijkertijd dezelfde werkmap te laten openen en bewerken, schiet de productiviteit omhoog en wordt de teamcoördinatie naadloos. Vergeet niet om effectief te communiceren, rechten verstandig te beheren en te profiteren van de functie 'Wijzigingen bijhouden' van Excel om alles onder controle te houden. Dus overweeg de volgende keer dat u een groepsproject heeft uw werkmap in Excel te delen en zie hoe de magie van teamwerk zich voor uw ogen ontvouwt.