Het plannen van een e-mail in Outlook is een handige functie waarmee u een e-mail kunt opstellen en deze op een later tijdstip of datum automatisch kunt laten verzenden. Dit is perfect als u tijdens kantooruren een bericht wilt sturen, terwijl u op vakantie bent, of gewoon om iemand te herinneren aan een aankomend evenement. Zo doet u dat: stel uw e-mail op, klik op het tabblad 'Opties', kies 'Bezorging uitstellen', stel de datum en tijd in en klik op 'Verzenden'. Uw e-mail wordt dan verzonden op het door u opgegeven tijdstip.
Stapsgewijze zelfstudie over het plannen van een e-mail in Outlook
Het plannen van een e-mail in Outlook is een eenvoudig proces waarmee u tijd kunt besparen en ervoor kunt zorgen dat uw berichten worden afgeleverd wanneer u dat wilt. De volgende stappen begeleiden u door het proces.
Stap 1: Stel uw e-mail samen
Begin met het opstellen van de e-mail die u wilt plannen.
Nadat u uw e-mail heeft geschreven, controleert u de inhoud nogmaals, voegt u de benodigde bijlagen toe en specificeert u de ontvangers. Het is belangrijk dat u alles gereed heeft voordat u de levering plant.
Stap 2: Klik op het tabblad "Opties".
Zodra uw e-mail klaar is, gaat u naar het tabblad 'Opties' op het Outlook-lint.
Het tabblad ‘Opties’ bevindt zich bovenaan het e-mailvenster. Hier vindt u de instellingen om uw e-mail te plannen.
Stap 3: Kies “Bezorging uitstellen”
Klik op het tabblad ‘Opties’ op de knop ‘Bezorging uitstellen’.
De functie “Bezorging uitstellen” maakt deel uit van de groep “Meer opties”. Wanneer u erop klikt, verschijnt er een nieuw venster met verschillende instellingen, waaronder de optie om uw e-mail in te plannen.
Stap 4: Stel de datum en tijd in
Vink in het venster 'Bezorging uitstellen' het vakje aan naast 'Niet eerder bezorgen' en kies de datum en tijd waarop u wilt dat uw e-mail wordt verzonden.
U kunt elke datum en tijd in de toekomst selecteren. Houd rekening met tijdzones als u een e-mail verzendt naar iemand in een ander gebied.
Stap 5: Druk op "Verzenden"
Nadat u de datum en tijd heeft ingesteld, klikt u op 'Verzenden' om uw e-mail te plannen.
Aanbevolen leesmateriaal:Een planning maken in Excel: een stapsgewijze handleiding
Uw e-mail blijft tot het opgegeven bezorgtijdstip in de map Outbox staan. Wanneer het zover is, verzendt Outlook de e-mail automatisch voor u.
Nadat u deze stappen heeft voltooid, wordt uw e-mail gepland voor verzending op het door u geselecteerde tijdstip. U kunt doorgaan met andere taken, in het vertrouwen dat uw boodschap op tijd wordt afgeleverd, zonder dat u verdere actie hoeft te ondernemen.
Tips voor het plannen van een e-mail in Outlook
- Zorg ervoor dat Outlook op de geplande levertijd draait. Als uw computer uitstaat of Outlook gesloten is, wordt de e-mail pas verzonden wanneer de toepassing de volgende keer wordt uitgevoerd.
- Als u wijzigingen moet aanbrengen in een geplande e-mail, kunt u deze vinden in de map Outbox, uw wijzigingen aanbrengen en deze opnieuw plannen.
- Wees voorzichtig met het te lang van tevoren plannen van e-mails, omdat de omstandigheden kunnen veranderen en de inhoud van uw e-mail verouderd kan raken.
- Vergeet niet om de juiste tijdzone in te stellen, vooral als u e-mails plant naar ontvangers in verschillende delen van de wereld.
- Gebruik de planningsfunctie voor herinneringen, follow-ups of wanneer u tijdens kantooruren e-mails moet verzenden, maar u niet beschikbaar bent om dit handmatig te doen.
Veelgestelde vragen
Kan ik terugkerende e-mails plannen in Outlook?
Ja, u kunt terugkerende e-mails plannen met behulp van de optie "Herhaling" in het dialoogvenster "Herhaling van afspraken", dat u kunt openen bij het instellen van een nieuwe agenda-afspraak.
Wat gebeurt er als ik op de geplande verzendtijd geen verbinding heb met internet?
Als u geen internetverbinding heeft, blijft de e-mail in de Outbox staan tot de volgende keer dat u online bent, waarna Outlook de e-mail verzendt.
Kan ik een geplande e-mail annuleren?
Ja, u kunt een geplande e-mail annuleren door naar de map Outbox te gaan, de e-mail te openen en deze te verwijderen of de geplande verzendtijd te verwijderen.
Werkt het plannen van een e-mail in alle versies van Outlook?
Het plannen van e-mails is beschikbaar in de meeste desktopversies van Outlook, maar sommige oudere versies beschikken mogelijk niet over deze functie. Het is altijd het beste om de details van uw Outlook-versie te controleren.
Kan ik een e-mail plannen vanuit de mobiele Outlook-app?
Het plannen van e-mails is doorgaans niet beschikbaar in de mobiele Outlook-app. Apps of invoegtoepassingen van derden kunnen deze functionaliteit echter wel bieden.
Samenvatting
- Stel uw e-mail samen.
- Klik op het tabblad "Opties".
- Kies 'Bezorging uitstellen'.
- Stel de datum en tijd in.
- Druk op 'Verzenden'.
Conclusie
Het plannen van een e-mail in Outlook is een krachtig hulpmiddel dat uw productiviteit kan verbeteren en tijdige communicatie kan garanderen. Of u nu een aanstaande vakantie plant of uw werkweek organiseert, de mogelijkheid om op een later tijdstip e-mails te verzenden kan een gamechanger zijn. Met de eenvoudige stappen die hierboven zijn beschreven, kan iedereen deze functie onder de knie krijgen en er een vast onderdeel van zijn e-mailroutine van maken.
Vergeet niet dat de sleutel tot effectieve e-mailplanning een vooruitziende blik en aandacht voor detail is. Zorg ervoor dat u uw geplande e-mails regelmatig controleert om er zeker van te zijn dat ze relevant en accuraat blijven. En vergeet niet Outlook actief te houden, of er in ieder geval voor te zorgen dat het op de geplande verzendtijd geopend is, zodat de magie kan gebeuren. Veel plezier met plannen!