Automatische antwoorden maken in Outlook is een fluitje van een cent. Of u nu op pad gaat voor een snelle lunch of een vakantie van twee weken neemt, door automatische reacties in te stellen, kunnen uw contacten op de hoogte en op hun gemak blijven. Hier leest u hoe u in slechts een paar stappen snel een automatisch antwoord kunt instellen in Outlook.
Voordat we in de stappen duiken, moeten we eerst begrijpen wat we hier proberen te bereiken. Door een automatisch antwoord in Outlook in te stellen, kunt u geautomatiseerde berichten sturen naar iedereen die u gedurende een bepaalde periode een e-mail stuurt. Dit is vooral handig als u niet direct op e-mails kunt reageren.
Stap 1: Open Outlook en klik op ‘Bestand’
Allereerst moet u uw Outlook-toepassing openen.
Zodra u in Outlook bent, klikt u op ‘Bestand’ in de linkerbovenhoek van uw scherm. Hierdoor wordt het gedeelte Accountinformatie geopend.
Stap 2: Selecteer ‘Automatische antwoorden’
Nadat u op ‘Bestand’ heeft geklikt, ziet u een lijst met opties. Zoek en klik op ‘Automatische antwoorden (afwezig)’.
Als u ‘Automatische antwoorden’ selecteert, wordt een nieuw venster geopend waarin u uw automatische antwoordbericht kunt instellen.
Stap 3: Kies ‘Automatische antwoorden verzenden’
In het venster Automatische antwoorden heeft u de mogelijkheid om ‘Geen automatische antwoorden verzenden’ of ‘Automatische antwoorden verzenden’ te kiezen. Zorg ervoor dat u 'Automatische antwoorden verzenden' selecteert.
Eenmaal geselecteerd, kunt u desgewenst een begin- en eindtijd voor het automatische antwoord opgeven. Dit is optioneel maar handig voor vakanties of specifieke evenementen.
Stap 4: Schrijf uw automatische antwoordbericht
Nu is het tijd om het bericht te schrijven dat mensen zullen ontvangen als ze je een e-mail sturen.
Er zijn twee tabbladen: ‘Binnen mijn organisatie’ en ‘Buiten mijn organisatie’. U kunt verschillende berichten instellen voor mensen binnen uw bedrijf en mensen daarbuiten. Dit kan handig zijn als u meer gedetailleerde informatie aan collega's wilt verstrekken.
Stap 5: Regels instellen (optioneel)
Als je zin hebt, kun je op ‘Regels…’ linksonder in het venster Automatische antwoorden klikken om specifieke voorwaarden voor je automatische antwoorden in te stellen.
Deze stap is optioneel, maar u kunt hiermee uw automatische antwoorden afstemmen op specifieke mensen of typen berichten.
Meer lezen:Een Outlook-e-mailfilter maken: een stapsgewijze handleiding
Stap 6: Klik op ‘OK’ om uw instellingen op te slaan
Als u tevreden bent met uw bericht en instellingen, klikt u op ‘OK’ om alles op te slaan.
Nu is uw automatische antwoord ingesteld en reageert op inkomende e-mails zoals u hebt opgegeven.
Nadat u deze stappen heeft voltooid, beantwoordt Outlook binnenkomende berichten automatisch met het bericht dat u hebt ingesteld. Wanneer de door u opgegeven eindtijd arriveert, wordt het automatische antwoord automatisch uitgeschakeld als u een tijdsbereik heeft ingesteld. Als dit niet het geval is, moet u de automatische antwoorden handmatig uitschakelen door dezelfde stappen te volgen en 'Geen automatische antwoorden verzenden' te selecteren.
- Houd uw automatische antwoordbericht duidelijk en beknopt.
- Vermeld de periode van uw afwezigheid in het automatische antwoordbericht.
- Vermeld in uw auto-reply-bericht een alternatief contact voor dringende zaken.
- Controleer het beleid van uw bedrijf inzake automatische antwoorden, aangezien sommige specifieke richtlijnen hebben.
- Vergeet niet om het automatische antwoord uit te schakelen wanneer u terugkomt als u geen eindtijd heeft ingesteld.
Veelgestelde vragen
Kan ik een automatisch antwoord instellen voor een specifiek contact?
Ja, u kunt in stap 5 regels instellen voor specifieke contactpersonen om uw automatische antwoorden daarop aan te passen.
Worden automatische antwoorden alleen verzonden tijdens de door mij opgegeven periode?
Als u een begin- en eindtijd instelt, worden automatische antwoorden alleen gedurende die periode verzonden.
Kan ik verschillende berichten hebben voor collega's en externe contacten?
Ja, u kunt verschillende berichten voor interne en externe contacten instellen door de tabbladen ‘Binnen mijn organisatie’ en ‘Buiten mijn organisatie’ te gebruiken.
Wat moet ik doen als ik vergeet mijn automatische antwoord uit te schakelen?
Als u geen eindtijd heeft ingesteld, moet u deze handmatig uitschakelen door terug te gaan naar ‘Automatische antwoorden’ en ‘Geen automatische antwoorden verzenden’ te selecteren.
Werkt automatisch antwoord als Outlook is gesloten?
Ja, automatische antwoorden werken zelfs als Outlook is gesloten, omdat ze door de server worden afgehandeld.
Samenvatting
- Open Outlook en klik op ‘Bestand’
- Selecteer ‘Automatische antwoorden’
- Kies ‘Automatische antwoorden verzenden’
- Schrijf uw automatische antwoordbericht
- Regels instellen (optioneel)
- Klik op ‘OK’ om de instellingen op te slaan
Conclusie
Het instellen van automatische antwoorden in Outlook is een eenvoudige maar effectieve manier om uw e-mails te beheren wanneer u niet beschikbaar bent. Het zorgt ervoor dat uw contacten niet in het ongewisse blijven en zich afvragen waarom u niet heeft geantwoord. Het proces duurt slechts een paar minuten, maar de voordelen zijn blijvend. Indrukken zijn belangrijk, en een automatisch antwoord kan het verschil betekenen tussen niet reageren en rekening houden met de tijd van uw contacten.
Vergeet niet dat de sleutel tot een goed automatisch antwoord duidelijkheid en beknoptheid is. U wilt dat uw boodschap zonder enige verwarring wordt begrepen. En vergeet niet een herinnering in te stellen om uw automatische antwoorden uit te schakelen als u geen eindtijd heeft opgegeven. Met deze tips en stappen maakt u als een professional effectieve automatische antwoorden in Outlook. Veel e-mailplezier!