Het maken van een vervolgkeuzelijst in Excel is een eenvoudig maar krachtig hulpmiddel om de nauwkeurigheid en snelheid van gegevensinvoer te verbeteren. Met deze functie kunt u een vooraf gedefinieerde lijst met opties bieden waaruit gebruikers kunnen kiezen, waardoor fouten worden geminimaliseerd en tijd wordt bespaard. Na het lezen van dit korte overzicht weet u hoe u een vervolgkeuzelijst kunt instellen en uw spreadsheets gebruiksvriendelijker kunt maken.
Stap voor stap zelfstudie: een vervolgkeuzelijst maken in Excel
Voordat we in de stappen duiken, moeten we eerst begrijpen wat we gaan doen. Een vervolgkeuzelijst in Excel is in wezen een menu dat verschijnt wanneer u op een cel klikt, zodat u een optie uit een vooraf gedefinieerde lijst kunt selecteren. Het is perfect als u een reeks specifieke vermeldingen, zoals namen, locaties of statussen, in een spreadsheet wilt invoeren.
Stap 1: Selecteer de cel waar u de lijst wilt hebben
Klik op de cel waar u de vervolgkeuzelijst wilt laten verschijnen.
Deze cel wordt het startpunt voor uw lijst, dus kies een locatie die zinvol is voor uw gegevens.
Stap 2: Ga naar het tabblad Gegevens en klik op Gegevensvalidatie
Zoek het tabblad Gegevens op het lint bovenaan Excel en klik op Gegevensvalidatie in de groep Gegevenshulpmiddelen.
Deze stap opent de instellingen die bepalen welk soort gegevens in een cel kunnen worden ingevoerd.
Stap 3: Kies in het vak Gegevensvalidatie ‘Lijst’ in het vak Toestaan
Klik op het tabblad Instellingen in het dialoogvenster Gegevensvalidatie op de vervolgkeuzelijst Toestaan en selecteer ‘Lijst’.
Door ‘Lijst’ te selecteren, vertelt u Excel dat de cel alleen keuzes mag toestaan uit een lijst die u opgeeft.
Stap 4: Voer uw lijstitems in
Typ in het vak Bron de items voor uw lijst, gescheiden door komma's, of selecteer het celbereik dat de items bevat.
Als u de items typt, zorg er dan voor dat er geen spaties achter de komma's staan, tenzij u wilt dat deze spaties in uw lijst verschijnen.
Zie ook:Hoe u een vervolgkeuzelijst in Excel kunt maken: een stapsgewijze handleiding
Stap 5: Klik op OK om de vervolgkeuzelijst te maken
Nadat u uw lijstitems hebt ingevoerd, klikt u op OK om het dialoogvenster Gegevensvalidatie te sluiten.
Uw vervolgkeuzelijst is nu actief! Klik op de cel en je ziet een kleine pijl verschijnen. Klik op de pijl en je lijst verschijnt voor selectie.
Zodra u de bovenstaande stappen heeft voltooid, ziet u een cel met een vervolgkeuzepijl. Als u op deze pijl klikt, wordt de lijst met opties weergegeven die u hebt ingevoerd en kunt u de optie selecteren die van toepassing is. Dit maakt de gegevensinvoer niet alleen sneller, maar ook consistenter in uw spreadsheet.
Tips voor het maken van een vervolgkeuzelijst in Excel
- Houd uw lijstitems kort en duidelijk, zodat u ze gemakkelijk kunt selecteren.
- Als uw lijst lang is, overweeg dan om deze alfabetisch of in logische groepen te ordenen.
- Gebruik benoemde bereiken voor uw lijstitems als deze zich in een ander deel van de spreadsheet bevinden, waardoor u uw lijsten eenvoudiger kunt beheren en bijwerken.
- Bescherm de cellen die uw lijstitems bevatten om te voorkomen dat ze per ongeluk worden gewijzigd of verwijderd.
- Test uw vervolgkeuzelijst om er zeker van te zijn dat deze werkt zoals verwacht en dat alle beoogde items zijn opgenomen.
Veelgestelde vragen
Kan ik een vervolgkeuzelijst maken op basis van een ander werkblad?
Ja, u kunt naar lijstitems verwijzen vanuit een ander werkblad. Wanneer u uw lijstitems in het vak Bron invoert, geeft u eenvoudig de bladnaam en het celbereik op.
Kan de vervolgkeuzelijst automatisch alfabetisch worden gesorteerd?
Nee, Excel sorteert lijstitems niet automatisch. U moet de lijstitems sorteren voordat u de vervolgkeuzelijst maakt, of ze handmatig sorteren in het vak Bron.
Kan ik de lettergrootte of kleur in de vervolgkeuzelijst wijzigen?
Nee, Excel staat niet toe dat u de lettertype-eigenschappen in de vervolgkeuzelijst zelf wijzigt. U kunt alleen de lettergrootte en kleur wijzigen van de cel die de lijst bevat.
Is er een limiet aan het aantal items dat ik in een vervolgkeuzelijst kan hebben?
Excel beperkt vervolgkeuzelijstitems tot 32.767. Voor de bruikbaarheid is het echter het beste om uw lijsten kort en overzichtelijk te houden.
Kan ik een vervolgkeuzelijst koppelen aan een cel in een andere werkmap?
Ja, maar de andere werkmap moet geopend zijn om de lijst te laten werken. Anders kan Excel de gegevens niet uit een gesloten werkmap halen.
Samenvatting
- Selecteer de cel voor de lijst.
- Open Gegevensvalidatie via het tabblad Gegevens.
- Kies ‘Lijst’ in de gegevensvalidatie-instellingen.
- Typ of selecteer het bereik voor uw lijstitems.
- Bevestig door op OK te klikken.
Conclusie
Het maken van een vervolgkeuzelijst in Excel is een handige truc die uw vaardigheden op het gebied van gegevensbeheer aanzienlijk kan verbeteren. Of u nu een bedrijfsanalist bent, een docent die opdrachten beoordeelt of gewoon iemand bent die graag persoonlijke gegevens ordent, vervolgkeuzelijsten kunnen uw werk veel eenvoudiger en nauwkeuriger maken. Houd er rekening mee dat de sleutel tot een goede vervolgkeuzelijst een duidelijke, beknopte reeks opties is die alle mogelijke items omvat zonder de gebruiker te overweldigen.
Excel is een krachtig hulpmiddel en de functies ervan, zoals de vervolgkeuzelijst, zorgen ervoor dat het opvalt in de zee van gegevensbeheersoftware. Met de bovenstaande stappen zou u gemakkelijk uw eigen vervolgkeuzelijsten moeten kunnen maken. Wees niet bang om te experimenteren met verschillende lijstopties en instellingen om te ontdekken wat het beste werkt voor uw specifieke behoeften. En houd er altijd rekening mee dat het uiteindelijke doel is om gegevensinvoer eenvoudig te maken.
Als u deze handleiding over het maken van een vervolgkeuzelijst in Excel nuttig vindt, wilt u misschien meer geavanceerde functies verkennen, zoals gegevensvalidatieregels, voorwaardelijke opmaak en draaitabellen om uw Excel-vaardigheid verder te vergroten. Veel spreadsheetplezier!