Ondanks de toenemende populariteit van berichtenuitwisseling met behulp van tools als WhatsApp en de berichtenfuncties op sociale media zoals Instagram, speelt e-mail nog steeds een enorm belangrijke rol in het grootste deel van ons leven, vooral op het gebied van werk. Het staat nog steeds zo centraal in alles wat we doen dat velen van ons wekelijks honderden e-mails ontvangen op onze zakelijke en persoonlijke accounts. Dat kan het lastig maken om alles bij te houden. In dit artikel laten we u zien hoe u e-mail kunt ordenen in Outlook, Gmail en de ingebouwde Apple Mail-app, zodat u gemakkelijk kunt vinden wat u nodig heeft.
Tip 1. Gebruik aparte accounts voor zakelijke en persoonlijke e-mail
Sommigen van ons hebben geen keus als het om deze gaat. Als u voor een bedrijf werkt, wordt uw zakelijke e-mail automatisch gescheiden van uw persoonlijke berichten. Maar als u voor uzelf werkt of een bijbaantje heeft, kunt u voor alles hetzelfde account gebruiken.
Meer lezen:Hoe u Threads kunt gebruiken om e-mails op de iPhone te ordenen
Als u voor uw werk een apart adres aanhoudt, kunt u uw werk en persoonlijke zaken veel gemakkelijker gescheiden houden. Je zou zelfs kunnen doen wat ik doe en een andere e-mailclient gebruiken voor zakelijke en persoonlijke e-mail. Op die manier bestaat er geen kans dat u zakelijke e-mail verzendt vanuit uw persoonlijke account of andersom.
Tip 2. Maak nieuwe mailboxen of mappen aan
Postbussen in Apple Mail zijn hetzelfde als mappen in andere e-mailprogramma's. Door mappen te maken waarin u verschillende soorten e-mailberichten kunt opslaan, wordt uw inbox veel minder rommelig. Je zou er één kunnen hebben om e-mails van vrienden te bewaren en een andere om e-mails van nutsbedrijven op te slaan.
Als u een nieuwe mailbox in Mail wilt maken, klikt u op het menu Mailbox en kiest u Nieuwe mailbox. Kies vervolgens of u wilt dat de mailbox alleen op uw Mac bestaat (kies Op mijn Mac) of op elk apparaat dat u met dat e-mailaccount gebruikt (kies iCloud of wat de accountprovider ook is). Geef vervolgens de mailbox een naam en klik op OK. Om de mailbox te gebruiken, sleept u gewoon een bericht van uw inbox naar de nieuwe inbox, waarna het daarheen wordt verplaatst.
Tip 3. Ruim uw e-mailbijlagen op
Bijlagen van uw berichten worden vaak gedownload en lokaal op uw Mac opgeslagen. Na verloop van tijd kunnen deze bestanden zich stilletjes opstapelen en waardevolle schijfruimte in beslag nemen, vooral als u veel grote documenten of mediabestanden ontvangt.
U kunt deze bijlagen veilig van uw Mac verwijderen zonder de toegang ertoe te verliezen. Ze blijven opgeslagen op de e-mailserver en kunnen indien nodig opnieuw worden gedownload. Het zoeken naar hulpstukken om ruimte vrij te maken kan vervelend zijn, zelfs met filters. Gelukkig is er een eenvoudigere manier. De Cleanup-functie van CleanMyMac scant uw Mac en lokaliseert alle bijlagen, zodat u ze kunt verwijderen om ruimte vrij te maken. Hier ziet u hoe u het kunt gebruiken.
- Ontvang uw gratis proefversie van CleanMyMac.
- Selecteer Opschonen in de zijbalk.
- Klik op Scannen.
- Wanneer de scan is voltooid, ziet u hoeveel rommel er is gevonden.
- Klik op Alle ongewenste e-mail bekijken om alle bijlagen te bekijken en te verwijderen.
Tip 4. Gebruik slimme postbussen
In Mail geven slimme postbussen berichten weer die zijn gedicteerd door de criteria die u instelt. U kunt er bijvoorbeeld een maken om alle berichten van een specifieke afzender weer te geven. De berichten worden niet van uw inbox naar de slimme postbus verplaatst, zodat slimme postbussen de rommel niet verminderen. Ze filteren berichten zodat alleen berichten worden weergegeven die aan de criteria voldoen.
Om een nieuwe slimme postbus in Mail te maken, klikt u op het menu Postbus en kiest u Nieuwe slimme postbus. Geef de Smart Mailbox een naam en kies vervolgens het eerste criterium dat moet worden gebruikt om berichten te selecteren die moeten worden weergegeven. Als u meer criteria wilt toevoegen, klikt u op de ‘+’. Als u klaar bent, klikt u op OK.
Tip 5. Maak regels voor inkomende post
Met de meeste e-mailtoepassingen, waaronder Mail, kunt u regels maken voor inkomende e-mail die bepalen wat ermee gebeurt. U kunt bijvoorbeeld een regel maken die alle berichten van een ontvanger of een groep ontvangers naar een specifieke map verplaatst. Of een die automatisch berichten verwijdert die een bepaald woord in de onderwerpregel hebben.
Maak regels in de Mail-app
- Druk in de Mail-app op Command-Comma om de Mac Mail-instellingen weer te geven.
- Selecteer het tabblad Regels en klik op Regel toevoegen.
- Typ in het vak Beschrijving een naam voor de regel.
- Gebruik de menu's om het eerste criterium voor de regel in te stellen.
- Om meer criteria toe te voegen, klikt u op de ‘+’ en kiest u of de regel moet worden uitgevoerd wanneer aan alle criteria wordt voldaan of wanneer aan een van de criteria wordt voldaan.
- Kies de actie die moet worden uitgevoerd als aan de criteria wordt voldaan.
- Klik op OK om de regel op te slaan.
Als u de regel wilt toepassen op bestaande berichten die al in uw inbox staan, klikt u op Toepassen. Anders klikt u op Niet toepassen in het dialoogvenster dat wordt geopend.
Maak regels in Outlook
U kunt Outlook configureren om uw e-mails automatisch te sorteren met behulp van eenvoudige regels. U kunt bijvoorbeeld een regel maken die alle berichten van een specifieke afzender naar een aangewezen map verplaatst.
- Klik met de rechtermuisknop op een bericht en klik op Regels.
- Kies Berichten altijd verplaatsen van [naam afzender].
- Kies een map of selecteer Nieuw om een nieuwe te maken en klik op OK.
Maak regels om e-mails in Gmail te filteren
Filters in Gmail zijn zoekopdrachten die u opslaat en ze kunnen ook regels toepassen op overeenkomende berichten, zoals het archiveren ervan, het markeren als gelezen of het doorsturen ervan. Ze zijn een krachtig hulpmiddel als u wilt weten hoe u uw e-mails in Gmail efficiënter kunt ordenen.
Een filter maken:
- Ga naargmail.comen log in op uw Gmail-account
- Klik op de inbox en het instellingenpictogram rechts van de zoekbalk.
- Vul de tekstvakken in om een filter te maken en kies uit de opties.
- Klik op Filter maken.
- Maak vervolgens een keuze uit de opties in het vak, zodat Gmail weet wat het moet doen met berichten die aan de filtercriteria voldoen.
- Klik op Filter maken.
Tip 6. Gebruik categorieën in Apple Mail
De macOS Sequoia-versie van Apple Mail introduceerde een nieuwe functie waarmee je berichten automatisch kunt categoriseren. Het gebruikt Apple Intelligence om erachter te komen waar een e-mail over gaat en categoriseert deze dienovereenkomstig. Vervolgens kunt u de categorie kiezen die u wilt bekijken. Primair zijn bijvoorbeeld de berichten die Mail het belangrijkst vindt, maar als je een online winkelbon wilt zien, kun je op het winkelwagentje tikken om e-mails met betrekking tot transacties te zien. Om categorieën in te schakelen, gaat u naar uw Apple Mail-inbox, klikt u op de drie stippen bovenaan en kiest u 'Toon categorieën'.
Tip 7. Laat Apple Mail prioriteit geven aan uw e-mail
Een andere manier om berichten in macOS Sequoia Mail te ordenen is door de functie Prioriteit tonen te gebruiken. Deze functie maakt gebruik van Apple Intelligence om te kiezen welke e-mailberichten waarschijnlijk het meest tijdgevoelig zijn. Deze worden bovenaan uw inbox geplaatst, boven de meest recent ontvangen berichten. Om dit in te schakelen, klikt u op de drie stippen in de werkbalk en kiest u Prioriteitsberichten tonen.
Tip 8. Wijs contacten toe als VIP's
Als u een contactpersoon als VIP toewijst, wordt er een ster geplaatst bij de berichten in uw inbox en worden deze weergegeven in een slimme postbus die VIPs wordt genoemd. Om van een contactpersoon een VIP te maken, klikt u op zijn of haar naam in een e-mail die hij of zij heeft verzonden en kiest u in het vervolgkeuzemenu Toevoegen aan VIP's.
Tip 9. Gebruik Herinner mij
Apple Mail heeft een functie waarmee u op een later tijdstip aan belangrijke e-mails kunt worden herinnerd, wanneer u erop kunt reageren. Andere e-mailtoepassingen hebben een vergelijkbare functie, ook wel Snooze genoemd. Als u Herinner mij wilt gebruiken in Apple Mail, veegt u met twee vingers naar rechts over een bericht in uw inbox en kiest u Herinner mij, en selecteert u een periode voor de herinnering, of klikt u met de rechtermuisknop op het bericht, kiest u Herinner mij en selecteert u vervolgens de tijdsperiode. Je krijgt een melding wanneer het zover is en het bericht verschijnt bovenaan je inbox. Door Remind Me te gebruiken en berichten zorgvuldig te archiveren in mappen of mailboxen, kunt u uw inbox overzichtelijk houden en ervoor zorgen dat u niet vergeet te reageren op een belangrijk bericht.
Tip 10. Markeer berichten zodat je ze makkelijker kunt vinden
Als u uw Postvak IN niet wilt leegmaken of berichten naar mappen wilt verplaatsen, kunt u ze markeren zodat u ze later gemakkelijker kunt terugvinden. Klik met de rechtermuisknop of houd de Control-toets ingedrukt en klik op een bericht en kies een vlagkleur die u wilt weergeven in het gedeelte Vlag.
Tip 11. Meld je af voor nieuwsbrieven die je niet leest
Het is geweldig om categorieën weergeven of slimme postbussen te gebruiken om te voorkomen dat nieuwsbrieven en promotionele e-mails uw inbox rommelig maken. Maar nog beter is het uitschrijven van de berichten die je nooit leest. U kunt dat in Mail doen door bovenaan een nieuwsbrief of promotionele e-mail op 'Afmelden' te klikken. Als de knop er niet is, moet er onderaan de e-mail een afmeldlink staan.
Tip 12. Gebruik Mijn e-mail verbergen
Als u een iCloud+-abonnee bent, kunt u de functie Mijn e-mail verbergen gebruiken om een nieuw e-mailadres aan te maken voor elke nieuwsbrief of promotionele e-mail waarvoor u zich aanmeldt. Wanneer u wordt gevraagd uw e-mailadres in te voeren, moet macOS u vragen om Mijn e-mail verbergen te gebruiken. Vervolgens genereert het een uniek adres en wordt u gevraagd dit automatisch in te vullen. Alle berichten naar dat adres worden doorgestuurd naar uw inbox, maar u kunt dit uitschakelen of het e-mailadres helemaal verwijderen in Systeeminstellingen > [UW NAAM] > iCloud > Mijn e-mail verbergen.
Als u elke dag veel e-mails ontvangt, kan uw inbox snel rommelig en zelfs overweldigend worden. Het hoeft echter niet zo te zijn. Er zijn veel dingen die u kunt doen om het vinden van berichten eenvoudiger te maken. Volg onze bovenstaande tips voor de beste manieren om e-mails op uw Mac te ordenen.