Als u ooit een document heeft gemaakt waarin u tijdelijke aanduidingen voor tekst gebruikte, zult u deze functie van Google Documenten op prijs stellen. Met behulp van een Variable Smart Chip kunt u een tijdelijke aanduiding invoegen, de waarde ervan toewijzen en deze automatisch bijwerken in het hele document.
In plaats van gedoe met add-ons of apps van derden, kunt u uw workflow verbeteren bij het maken van verschillende soorten documenten met de Variable Smart Chip-functionaliteit.
Inhoudsopgave
Opmerking: Op het moment van schrijven is de Variable Smart Chip beschikbaar voor klanten van Google Workspace Business Standard en Plus, Enterprise Standard en Plus, Education Plus en Nonprofit. Hopelijk zal Google de functie ooit naar persoonlijke Google-accounts brengen.
Zoals gezegd is de Variable Smart Chip een tijdelijke aanduiding voor tekst die u in uw document kunt invoegen. Dit is ideaal voor tekst die u door iemand anders wilt laten toevoegen, zoals voor- of achternaam, adres of telefoonnummer. U kunt variabelen ook gebruiken voor dingen die u moet toevoegen maar waar u op wacht, zoals een producttitel, datum of websiteadres.
Of u variabelen nu voor uzelf gebruikt of voor iemand anders met wie u deelt, ze stellen u in staat uw document te maken en deze items later toe te voegen.
Nadat u een variabele heeft toegevoegd, kunt u op elk gewenst moment de waarde ervan, de tekst, toewijzen. Vervolgens wordt elke plek waar u de variabele in het document gebruikt, bijgewerkt met die waarde.
Laten we eens kijken hoe u variabelen in Google Documenten kunt invoegen en gebruiken met een paar voorbeelden.
Hoe u een variabele Smart Chip plaatst
Volg deze eenvoudige stappen om een Variabele Smart Chip aan uw document toe te voegen.
- Plaats uw cursor waar u hem wilt hebben en voer een van de volgende handelingen uit:
- SelecteerInvoegen>Slimme chipsen kiesVariabelenin het pop-outmenu.
- Typ de@(At)-symbool en kiesVariabeluit het vervolgkeuzemenu.
- Selecteer in het kleine venster dat verschijntVoeg een nieuwe variabele in.
- Geef uw variabele een naam in het volgende pop-upvenster. U kunt ook de standaardnaamgevingsconventie gebruiken, Variabele 1, Variabele 2, enzovoort. SelecteerCreëren.
- U ziet dan de variabele met zijn naam in uw document en in de zijbalk Variabelen die aan de rechterkant wordt geopend.
U kunt op dezelfde manier meer variabelen voor andere items aan uw document toevoegen. Houd er rekening mee dat de aanvullende variabelen voor verschillende items moeten worden gebruikt. U kunt bijvoorbeeld één variabele voor de naam en een tweede variabele voor het adres maken.
Hergebruik een variabele slimme chip
Het doel van de variabele is om deze in uw document te plaatsen waar u deze nodig heeft en deze vervolgens bij te werken met de waarde ervan wanneer u klaar bent.
Om dezelfde variabele op een andere locatie in te voegen, voert u een van de volgende handelingen uit:
- SelecteerInvoegen>Slimme chips, kiezenVariabelenen kies de variabelenaam uit de pop-uplijst.
- Typ de@(At)-symbool, kiesVariabelen kies de variabelenaam uit de pop-uplijst.
- Open de zijbalk Variabelen, beweeg over de variabele die u wilt gebruiken en selecteerInvoegen.
Wijs een waarde toe aan een variabele
Nadat u een variabele aan uw document heeft toegevoegd, kunt u op elk gewenst moment de waarde ervan toewijzen. De waarde is de tekst die u wilt gebruiken. Je kunt dit doen in de Variabele zelf of in de zijbalk.
Voeg tekst toe met behulp van de variabele
Als u een waarde aan de variabele ter plaatse wilt toewijzen, selecteert u deVariabelen voer de tekst in die u wilt gebruiken. Hierdoor wordt de waarde automatisch in die variabele opgeslagen.
Voeg tekst toe via de zijbalk
Om een waarde toe te wijzen in de zijbalk Variabelen, selecteert u de variabele en gebruikt u deOpenen in zijbalkpictogram in de werkbalk die verschijnt of ga naarHulpmiddelen>Variabelenin het menu.
SelecteerGeen waardeonder de naam van de variabele. U ziet de variabele in uw document leeg en klaar om de tekst in te voeren. Zodra u dat doet, gebruikt uBinnenkomenofOpbrengstom het te redden.
Zie ook:Hoe u opsommingstekens in Google Spreadsheets kunt invoegen en gebruiken
Nadat u een waarde aan uw variabele heeft toegewezen, ziet u deze update op elke locatie waar u de variabele in uw document plaatst, wat de bedoeling is van de Smart Chip.
Hernoem een variabele
Omdat de standaardnamen voor variabelen niet voor de hand liggen, wilt u ze wellicht betekenisvollere namen geven. Dit is vooral handig als u meerdere variabelen voor uw document maakt.
Open de zijbalk Variabelen, beweeg uw cursor over de variabele waarvan u de naam wilt wijzigen en selecteer deNaam bewerkenpictogram (potlood).
Wanneer de pop-up voor het wijzigen van de naam verschijnt, geeft u deze een nieuwe naam en selecteert uRedden.
Je ziet dan de bijgewerkte naam in de zijbalk, een lijst met variabelen die je moet invoegen, en in de variabele zelf totdat je de waarde ervan toewijst.
Verwijder een variabele
Als u besluit dat u een variabele niet langer wilt gebruiken, kunt u deze verwijderen. Houd er rekening mee dat hierdoor de variabele en de waarde ervan, indien toegewezen, van elke locatie in uw document wordt verwijderd.
Open de zijbalk Variabelen, beweeg uw cursor over de variabele die u wilt verwijderen en selecteer deVariabeledefinitie verwijderenpictogram (prullenbak).
Selecteer in de bevestigingspop-upVerwijderenom de variabele te verwijderen.
Voorbeeldgebruik voor variabelen in Google Docs
Als u zich afvraagt hoe u variabelen voor uw eigen doeleinden kunt gebruiken, hebben we een paar voorbeelden.
Marketingexemplaar
Hier maken we een document voor het nieuwe product van onze klant. We hebben de productnaam of het websiteadres nog niet, dus voegen we in plaats daarvan variabelen in voor die twee items. Als de zijbalk Variabelen geopend is, ziet u ze met blauwe randen door de hele tekst heen.
Zodra onze klant ons deze details verstrekt, wijzen we eenvoudigweg de waarden toe aan de variabelen en wordt ons document automatisch bijgewerkt. Deze variabelen geven vervolgens de tekst en grijze randen weer.
Wanneer u de zijbalk Variabelen sluit, zult u merken dat deze variabelen er zonder randen net zo uitzien als de rest van de tekst.
Gedeelde documenten
In dit volgende voorbeeld hebben we een document dat we door iemand anders willen laten invullen met hun gegevens. We hebben variabelen ingesteld voor voornaam, achternaam, adres, telefoonnummer en datum.
Wanneer we het document delen, selecteert de ontvanger eenvoudigweg elke variabele en voert hij zijn gegevens in. De variabelen die meer dan eens worden gebruikt, worden automatisch bijgewerkt.
We hebben dan ons voltooide document waarin de variabelen verschijnen zoals elke andere tekst.
Opmerking: Als u een document met variabelen deelt met meer dan één persoon, worden de toegewezen waarden bij elke wijziging bijgewerkt. Om dit te voorkomen, kunt u al uw ontvangers vragen een kopie te maken voor hun wijzigingen.
Bespaar tijd, minimaliseer fouten en organiseer
Google heeft het afgelopen jaar verschillende nieuwe Smart Chips geïntroduceerd sinds de introductie van de Smart Canvas-functie. U kunt een agendagebeurtenis toevoegen met behulp van een datumchip, een bestandsnaam koppelen met de bestandschip en contactgegevens toevoegen met de personenchip.
Nu kunt u tijd besparen door steeds opnieuw dezelfde tekst te typen, het risico op typefouten verkleinen en uw document ordenen met behulp van de Variable Smart Chip in Google Docs. Houd deze handige functie in gedachten voor uw volgende document.
Voor meer manieren om tijd te besparen in Google-apps, bekijkt u hoe u een vervolgkeuzelijst in Google Spreadsheets gebruikt.