Deling af en projektmappe i Excel giver flere brugere mulighed for at se og redigere den samme fil samtidigt, hvilket gør samarbejde om projekter meget nemmere. Ved at følge nogle få enkle trin kan du hurtigt oprette en delt projektmappe og begynde at arbejde sammen med dit team.
Før du dykker ned i trinene, er det vigtigt at forstå, at deling af en projektmappe gør det muligt for flere mennesker at foretage ændringer på samme tid, hvilket kan være utrolig nyttigt for teamprojekter.
Trin 1: Åbn Excel-projektmappen
Først og fremmest skal du åbne den projektmappe, du vil dele.
Det er nemt at åbne projektmappen - bare dobbeltklik på filen, eller åbn den via Excels Fil-menu.
Mere læsning:Sådan beskytter du en Excel-projektmappe: En trin-for-trin-vejledning
Trin 2: Klik på fanen "Review".
Når din projektmappe er åben, skal du gå over til fanen 'Review' på Excel-båndet.
Fanen 'Gennemse' indeholder forskellige værktøjer til at kontrollere og administrere indholdet i din projektmappe, herunder funktionen "Del projektmappe".
Trin 3: Vælg 'Del projektmappe'
På fanen 'Review' skal du kigge efter knappen 'Del arbejdsbog' og klikke på den.
Når du har klikket på 'Del projektmappe', åbnes en dialogboks, der viser forskellige muligheder for at dele din projektmappe.
Trin 4: Aktiver Deling af arbejdsbog
I dialogboksen skal du markere feltet, der siger "Tillad ændringer af mere end én bruger på samme tid."
Aktivering af projektmappedeling betyder, at filen bliver gemt på en netværksplacering, hvor andre brugere kan få adgang til den.
Trin 5: Gem projektmappen
Gem endelig din projektmappe på en delt placering, såsom et netværksdrev eller cloud-tjeneste.
Ved at gemme filen på en delt placering sikrer du, at alle, der skal have adgang til projektmappen, kan gøre det.
Når du har gennemført disse trin, vil din Excel-projektmappe blive delt, og andre brugere kan begynde at foretage ændringer. Husk, at du også kan indstille specifikke tilladelser for hver bruger, afhængigt af deres rolle i projektet.
Tips til deling af projektmappe i Excel
- Kommuniker altid med dit team om de ændringer, du foretager, for at undgå forvirring.
- Gem dit arbejde regelmæssigt for at sikre, at alle ændringer er opdateret for alle.
- Hold styr på, hvem der har adgang til projektmappen, og administrer tilladelser efter behov.
- Overvej at oprette en sikkerhedskopi af projektmappen før deling, for en sikkerheds skyld.
- Gør dig bekendt med funktionen 'Spor ændringer' i Excel for bedre samarbejde.
Ofte stillede spørgsmål
Kan jeg dele en Excel-projektmappe med en person, der ikke har Excel?
Ja, du kan dele en Excel-projektmappe med en person, der ikke har Excel, ved at gemme den i en skytjeneste som OneDrive eller SharePoint, som giver brugerne mulighed for at redigere i deres webbrowsere.
Hvordan kan jeg se, hvem der i øjeblikket redigerer den delte projektmappe?
Excel tilbyder en funktion kaldet 'Hvem har denne projektmappe åben nu', som kan findes under dialogboksen 'Del arbejdsbog', så du kan se, hvem der i øjeblikket redigerer filen.
Hvad sker der, hvis to personer redigerer den samme celle på samme tid?
Når to personer redigerer den samme celle samtidigt, vil Excel vise en konfliktløsningsdialogboks, når projektmappen gemmes. Brugere kan derefter vælge, hvilke ændringer de vil beholde.
Kan jeg spore ændringer i en delt Excel-projektmappe?
Ja, Excel har en 'Spor ændringer'-funktion, der giver dig mulighed for at se, hvem der har foretaget ændringer, hvilke ændringer der blev foretaget, og hvornår de blev foretaget.
Er det muligt at beskytte en delt Excel-projektmappe med adgangskode?
Du kan beskytte en delt Excel-projektmappe med adgangskode ved at gå til fanen 'Gennemse', klikke på 'Beskyt projektmappe' og angive en adgangskode.
Oversigt
- Åbn projektmappen
- Klik på fanen "Review".
- Vælg 'Del projektmappe'
- Aktiver deling af projektmappe
- Gem projektmappen
Konklusion
At dele en projektmappe i Excel er en game-changer, når det kommer til samarbejde. Tiden med at sende utallige versioner af en fil frem og tilbage er forbi. Med muligheden for at få flere brugere til at få adgang til og redigere den samme projektmappe samtidigt, skyder produktiviteten i vejret, og teamkoordineringen bliver problemfri. Bare husk at kommunikere effektivt, administrer tilladelser klogt, og drag fordel af Excels 'Spor ændringer'-funktion for at holde alt i skak. Så næste gang du har et gruppeprojekt, så overvej at dele din projektmappe i Excel, og se magien ved teamwork udfolde sig foran dine øjne.