At sammenligne to ark i Excel kan virke som en skræmmende opgave, men med de rigtige trin er det en leg. Ved at bruge Excels indbyggede funktion Sammenlign og flet arbejdsbøger, vil du hurtigt være i stand til at identificere forskelle mellem to ark. Uanset om det er til at afstemme regnskaber eller kontrollere for datauoverensstemmelser, vil denne guide hjælpe dig igennem processen.
Trin for trin vejledning om Excel, hvordan man sammenligner to ark
Inden vi dykker ned i detaljerne, lad os få et overblik over, hvad vi skal gøre. Vi bruger muligheden 'Se side om side', tilføjelsesprogrammet 'Forespørg' og betinget formatering til at sammenligne to ark i Excel. Disse trin hjælper dig med at finde og fremhæve forskelle effektivt.
Trin 1: Åbn begge Excel-filer
Åbn de to Excel-projektmapper, der indeholder de ark, du vil sammenligne.
Det er vigtigt at have begge filer åbne, fordi du ikke kan sammenligne ark, der ikke er aktive. Sørg for, at du har tilladelser til at få adgang til begge filer, og at de ikke er indstillet til 'Skrivebeskyttet'-tilstand.
Trin 2: Arranger vinduerne
Arranger Excel-vinduerne, så du kan se begge ark side om side.
Dette kan gøres ved at klikke på fanen 'Vis' og derefter klikke på 'Arranger alle'. Vælg den mulighed, der passer bedst til din skærmopsætning - typisk fungerer 'Lodret' godt til at sammenligne ark side om side.
Trin 3: Brug muligheden 'Se side om side'
Under fanen 'Vis' skal du klikke på indstillingen 'Vis side om side'.
Anbefalet læsning:Sådan sammenlignes to Excel-ark for dubletter: En trin-for-trin guide
Denne funktion synkroniserer rulningen af begge ark, hvilket betyder, at hvis du ruller ned på et ark, ruller det andet ark også. Dette er især nyttigt, når man sammenligner lange datasæt.
Trin 4: Brug tilføjelsesprogrammet 'Forespørg'
Hvis du har tilføjet 'Forespørg' installeret, skal du bruge det til at sammenligne forskelle.
For at bruge 'Forespørg' skal du have Office Professional Plus, Office 365 Professional eller Excel 2013 Standalone. Når du har det installeret, kan du finde det under fanen 'Forespørg' og vælge 'Sammenlign filer' for at starte sammenligningen.
Trin 5: Brug betinget formatering
Brug betinget formatering til at fremhæve forskelle i værdier.
Dette gøres ved at vælge det celleområde, du vil sammenligne, og derefter gå til 'Hjem' > 'Stilarter' > 'Betinget formatering'. Vælg "Fremhæv celleregler" og derefter "Flere regler" for at opsætte tilpassede regler for forskelle.
Når du har gennemført disse trin, har du en klar forståelse af forskellene mellem de to Excel-ark. Du vil se variationer fremhævet eller vist i en sammenligningsrapport, afhængigt af den metode, du brugte.
Tips om Excel, hvordan man sammenligner to ark
- Sørg for, at begge ark er lagt ud i en lignende struktur for en mere nøjagtig sammenligning.
- Brug 'Frys ruder' til at holde række- og kolonneetiketter synlige, mens du ruller gennem data.
- For store datasæt kan du overveje at bruge tilføjelsen 'Forespørg', da den kan håndtere omfattende sammenligninger og generere rapporter.
- Dobbelttjek, at eventuelle filtre eller sortering anvendt på dataene er konsistente på tværs af begge ark, før du sammenligner.
- Gem en kopi af de originale filer, før du bruger 'Sammenlign og flet arbejdsbøger', da det kan ændre dataene.
Ofte stillede spørgsmål
Kan jeg sammenligne to ark i forskellige Excel-filer?
Ja, du kan sammenligne to ark, selvom de er i forskellige Excel-filer. Du skal bare åbne begge filer og arrangere vinduerne for at se dem side om side.
Hvordan fremhæver jeg forskelle i Excel?
Du kan fremhæve forskelle ved at bruge betinget formatering. Vælg cellerne for at sammenligne, gå til 'Betinget formatering' og indstil brugerdefinerede regler for forskelle.
Hvad er "Forespørg"-tilføjelsen, og hvordan får jeg den?
Tilføjelsesprogrammet 'Forespørg' er et værktøj i Excel, der hjælper dig med at sammenligne to ark eller projektmapper. Den er tilgængelig i visse versioner af Excel, såsom Office Professional Plus eller Office 365 Professional.
Kan jeg sammenligne mere end to ark på én gang?
Excels sammenligningsfunktion er begrænset til to ark ad gangen. Du kan dog gentage processen for at sammenligne flere par ark.
Hvad hvis jeg ikke har tilføjelsesprogrammet 'Forespørg'?
Hvis du ikke har tilføjelsen 'Forespørg', kan du stadig bruge muligheden 'Vis side om side' og betinget formatering til at sammenligne ark manuelt.
Oversigt
- Åbn begge Excel-filer.
- Arranger Excel-vinduerne side om side.
- Aktiver 'Se side om side'.
- Brug tilføjelsesprogrammet 'Forespørg' til sammenligning.
- Anvend betinget formatering for at fremhæve forskelle.
Konklusion
At sammenligne to ark i Excel behøver ikke at være en hovedpine. Med de trin, der er beskrevet ovenfor, kan du nemt opdage uoverensstemmelser og sikre, at dine data er nøjagtige og konsistente. Uanset om du afstemmer konti eller bare sikrer, at dine data stemmer overens, er disse teknikker essentielle for alle, der arbejder med komplekse datasæt. Husk altid at have en sikkerhedskopi af dine originale filer, og gå til opgaven med tålmodighed – især hvis du har med store mængder data at gøre.
Hvis du er klar til at dykke dybere ned i Excels muligheder, kan du overveje at udforske andre funktioner som pivottabeller, makroer og avancerede formler. Jo mere du ved, jo mere kan du gøre med dette kraftfulde værktøj. Så fortsæt, prøv det, og udmærk dig ved Excel!